Kuidas toimib palgaarvestus Eestis: täielik juhend tööandjale
Põhjalik tööandja juhend palgaarvestusest Eestis: maksumäärad, brutopalga ja netopalga arvutamine, igakuine TSD deklaratsioon, töötamise registri (TÖR) kohustused, erisoodustused, alampalk ja tööjõu tegelik kulu tööandjale.
Esimese töötaja palkamine on igale Eesti OÜ-le suur samm. Samal ajal kasvab oluliselt haldus- ja vastavuskoormus – Eesti palgaarvestus hõlmab mitmeid maksumäärasid, erinevaid osapooli ja ranget igakuist aruandlustsüklit, mida tuleb igal kuul eranditult ja täpselt täita.
Hea uudis on see, et Eesti palga- ja maksusüsteem on selgelt struktureeritud, täielikult digitaalne ja – kui põhimõtted on selged – lihtsalt hallatav. Tööandjate, eriti e-residentide ja piiriüleste asutajate peamiseks väljakutseks on praktilised detailid: täpsete maksumäärade tundmine, igakuise TSD esitamise tähtaegadest kinnipidamine, töötamise registri haldamine ning erisoodustuste õige maksustamine.
Käesolev juhend katab kõik olulise, mida Eesti OÜ tööandja peab teadma alates värbamisotsusest kuni igakuise rutiinse aruandluseni.
Töösuhteid Eestis reguleerib eelkõige töölepingu seadus (TLS). Tööjõumaksude kohustused tulenevad tulumaksuseadusest (TMS), sotsiaalmaksuseadusest (SMS) ja töötuskindlustuse seadusest. Kõik palgamaksud deklareeritakse Maksu- ja Tolliametile (EMTA) e-MTA keskkonnas igakuisel TSD deklaratsioonil.
Enne palkamist: mida tööandja peab esmalt tegema
Registreerimine töötamise registris (TÖR)
Enne kui saate teha esimese palgamakse, peab tööandja registreerima töötamise töötamise registris (TÖR). See on EMTA hallatav riiklik register, kuhu kantakse kõik Eestis töötavad isikud. Kanne tuleb teha hiljemalt töötaja tegeliku tööle asumise hetkeks – mitte tagantjärele.
Registreerimine toimub e-MTA kaudu ja selleks on vaja:
- Töötaja Eesti isikukoodi (või mitteresidendi puhul välisriigi isikukoodi/dokumendi andmeid ja sünniaega)
- Töösuhte alguskuupäeva
- Töötamise liiki (tööleping, täis- või osaline tööaeg, juhatuse liige)
- Tööandja registrikoodi
Töölepingu sõlmimine
Eesti seadus nõuab kõigi töötajatega kirjaliku töölepingu sõlmimist. Lepingus määratakse ametikoht, töötasu, tööaeg, etteteatamistähtajad ja muud olulised tingimused. Tööleping võib olla poolte kokkuleppel mistahes keeles (nt inglise keeles välisspetsialistidele), kuid kohaldatavaks õiguseks on Eesti tööõigus.
Töölepingu kohustuslikud miinimumtingimused:
- Poolte andmed ja aadressid
- Ametinimetus ja tööülesannete kirjeldus
- Tööle asumise aeg (ja tähtajalise lepingu puhul lõppemise tähtaeg)
- Töökoha asukoht või kaugtöö märge
- Brutotöötasu ja palgapäev (igakuine maksmine)
- Tööaeg (tunde nädalas või summeeritud arvestus)
- Puhkuse kestus ja ülesütlemise etteteatamistähtajad
Eesti palgamaksude määrad: terviklik ülevaade
Palgaarvestuses jagunevad maksud tööandja maksudeks ja töötaja töötasust kinnipeetavateks maksudeks. Allpool on toodud 2026. aasta maksumäärad.
| Maks / Makse | Määr | Kes maksab | Alus ja selgitus |
|---|---|---|---|
| Sotsiaalmaks | 33% | Tööandja (lisandub brutopalgale) | Brutopalk – finantseerib riiklikku pensioni- ja ravikindlustust (kehtib kuuline miinimumkohustus) |
| Tööandja töötuskindlustusmakse | 0,8% | Tööandja (lisandub brutopalgale) | Brutopalk – kindlustusfond tööturu riskide maandamiseks |
| Tulumaks | 22% | Töötaja (peetakse brutopalgast kinni) | Maksustatav brutotöötasu (pärast maksuvaba tulu mahaarvamist, kui kohaldub) |
| Töötaja töötuskindlustusmakse | 1,6% | Töötaja (peetakse brutopalgast kinni) | Brutopalk – töötaja kohustuslik kindlustusmakse |
| Kogumispension (II sammas) | 2%, 4% või 6% | Töötaja (peetakse brutopalgast kinni) | Brutopalk – kohaldub II sambaga liitunud isikutele vastavalt nende valitud määrale |
| Tööandja kogukulu | 33,8% | Lisandub brutotöötasule | Sotsiaalmaks 33% + tööandja töötuskindlustus 0,8% |
| Töötaja kinnipidamised | Sõltub maksuvabast tulust ja II sambast | Peetakse kinni brutopalgast | Tulumaks 22% + töötaja töötuskindlustus 1,6% + kogumispension (2%, 4% või 6%) |
Kõige suurem palgaarvestuse kulu tööandjale on 33% sotsiaalmaks, mida tööandja maksab lisaks töötaja brutopalgale. See tähendab, et iga töötajaga kokkulepitud €1 000 brutopalga kohta on tööandja tegelik kogukulu €1 338 (€1 000 brutopalk + €330 sotsiaalmaks + €8 tööandja töötuskindlustus). Esmakordsed tööandjad arvestavad tihti eelarves vaid brutopalgaga ja on üllatunud tegeliku kogukulu üle.
Brutopalga, netopalga ja tööandja kogukulu arvutamine
| Näitaja | Näide A – €1 500 brutopalk | Näide B – €3 000 brutopalk |
|---|---|---|
| TÖÖANDJA PERSPEKTIIV | ||
| Kokkulepitud brutopalk | €1 500 | €3 000 |
| + Sotsiaalmaks (33%) | + €495 | + €990 |
| + Tööandja töötuskindlustus (0,8%) | + €12 | + €24 |
| = Tööandja kogukulu | = €2 007 | = €4 014 |
| TÖÖTAJA PERSPEKTIIV (kinnipidamised) | ||
| Brutopalk | €1 500 | €3 000 |
| − Tulumaks (22%)* | − €330 | − €660 |
| − Töötaja töötuskindlustus (1,6%) | − €24 | − €48 |
| − II sammas (2%, kui liitunud) | − €30 | − €60 |
| = Netopalk kätte (ilma II sambata) | = €1 146 | = €2 292 |
| = Netopalk kätte (2% II sambaga) | = €1 116 | = €2 232 |
| KOKKUVÕTE | ||
| Tööandja tegelik kulu | €2 007 | €4 014 |
| Töötaja netopalk (ilma II sambata) | €1 146 | €2 292 |
| Maksukiil (maksud %-na kogukulust) | ~34% | ~34% |
* Näide on toodud lihtsustatult ilma maksuvaba tulu rakendamiseta. Maksuvaba tulu arvestamisel on töötaja netopalk kõrgem.
Maksuvaba tulu
Eesti maksuresidentidel on õigus üldisele maksuvabale tulule, mis vähendab 22% tulumaksuga maksustatavat palgaosa. Alates 2026. aastast on ühtne maksuvaba tulu €700 kuus (€8 400 aastas), mis ei vähene enam sissetuleku kasvades (nn maksuküüru kaotamine).
Kes saavad maksuvaba tulu rakendada?
Töötaja saab esitada tööandjale kirjaliku avalduse maksuvaba tulu arvestamiseks. Maksuvaba tulu saavad rakendada:
- Eesti maksuresidendid – isikud, kelle alaline elukoht on Eestis või kes viibivad Eestis üle 183 päeva aastas
- EL/EMP riikide mitteresidendid, kes teenivad vähemalt 75% oma aastasest maksustatavast tulust Eestis
Mitteresidendist töötajad, kes töötavad kaugtööna välisriigist, ei saa üldjuhul Eesti maksuvaba tulu rakendada. Nende brutopalgalt peetakse tulumaks kinni täies mahus.
Töötaja esitab tööandjale kirjaliku avalduse, märkides summa, mida ta soovib kuus maksuvabana arvestada (kuni seaduses lubatud piirmäärani). Tööandja vähendab tulumaksu arvestamisel maksustatavat summat selle võrra. Töötaja saab avaldust igal ajal muuta või tühistada.
TSD deklaratsioon – teie igakuine palgaaruandlus
TSD (tulu- ja sotsiaalmaksu, kohustusliku kogumispensioni ja töötuskindlustuse maksete deklaratsioon) on igakuine deklaratsioon, mille iga Eesti tööandja peab EMTA-le esitama. See on kõige ajakriitilisem regulaarne kohustus.
Mida TSD-l deklareeritakse
Deklaratsioonil kajastatakse:
- Kõik kalendrikuu jooksul väljamakstud töötasud töötajate lõikes (lisa 1)
- Iga töötaja palgalt kinnipeetud tulumaks, töötuskindlustus ja kogumispension
- Tööandja makstav sotsiaalmaks ja tööandja töötuskindlustusmakse
- Kõik töötajatele ja juhtorgani liikmetele antud erisoodustused (lisa 4)
- Juhatuse liikme tasud (juhatuse liikme tasu)
- Osanikele tehtud dividendimaksed ja likvideerimisjaotised (lisa 7)
TSD esitamise ja maksu tasumise tähtaeg
TSD tuleb esitada ja kõik sellelt tulenevad maksud tasuda väljamaksete tegemise kuule järgneva kuu 10. kuupäevaks. Näiteks juunis makstud palkade TSD esitatakse ja maksud tasutakse hiljemalt 10. juuliks. Tähtajaga viivitamisel arvestab EMTA automaatselt intressi alates 11. kuupäevast.
Igakuine palgaarvestuse tegevuskava
| Ülesanne | Tähtaeg | Esitamise viis / Märkused |
|---|---|---|
| Palkade väljamaksmine töötajatele | Tavaliselt kuu viimane tööpäev | Pangaülekanne töötaja kontole; arvepidamise kajastamine tarkvaras |
| Tulumaksu, sotsiaalmaksu ja kindlustusmaksete arvestus | Järgneva kuu 10. kuupäevaks | Arvutus iga töötaja kohta; hõlmab ka juhatuse liikme tasusid |
| TSD deklaratsiooni esitamine | Järgneva kuu 10. kuupäevaks | e-MTA portaal – esitatakse lisa 1 (väljamaksed) ja lisa 2 (erisoodustused) |
| Tulumaksu tasumine EMTA-le | Järgneva kuu 10. kuupäevaks | Pangaülekanne EMTA kontole – sama tähtaeg mis TSD esitamisel |
| Sotsiaalmaksu ja töötuskindlustuse tasumine EMTA-le | Järgneva kuu 10. kuupäevaks | Tasutakse koos tulumaksuga ühtse maksena personaalsele viitenumbrile |
| Uute töötajate registreerimine TÖR-is | Enne töötaja tööle asumist | e-MTA Töötamise register; kohustuslik enne mis tahes töö alustamist |
| Aastadeklaratsiooni INF 14 esitamine | Järgmise kalendriaasta 1. veebruariks | Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitiste ja teatud soodustuste deklareerimine |
10. kuupäev ei ole soovituslik – see on seadusega määratud range tähtaeg. Hilinenud TSD esitamine toob kaasa automaatsed sunnirahad ja hilinenud maksutasumisele arvestatakse seadusjärgset intressi alates tähtajale järgnevast päevast. Kui 10. kuupäev langeb nädalavahetusele või riigipühale, nihkub tähtaeg järgmisele tööpäevale. Ärge suhtuge sellesse tähtaega paindlikult – EMTA süsteemid tuvastavad ja sanktsioneerivad hilinemised automaatselt.
Töötasu alammäär (alampalk) Eestis
Eestis kehtestatakse töötasu alammäär valitsuse määrusega sotsiaalpartnerite kokkuleppel. Täistööajaga töötajale ei tohi maksta sellest vähem:
- Alates 1. aprillist 2026 on töötasu alammäär täistööajaga töötamisel €946 kuus (tunnitasu alammäär €5,67).
- Osalise tööaja puhul arvestatakse alammäära proportsionaalselt töötatud ajaga.
- Juhatuse liikme tasule alampalga nõue ei laiene, kuna juhatuse liige tegutseb äriseadustiku, mitte töölepingu seaduse alusel.
Erisoodustused – mis on maksustatav ja mis mitte
Erisoodustus (fringe benefit) on rahaliselt hinnatav hüve, mida tööandja võimaldab töötajale või juhatuse liikmele seoses töö- või teenistussuhtega lisaks kokkulepitud palgale. Eestis tasub kõik erisoodustuse maksud täies ulatuses tööandja.
Erisoodustustelt tasutakse tulumaksu määraga 22/78 ja sotsiaalmaksu määraga 33% (arvutatuna erisoodustuse ja sellelt arvestatud tulumaksu summalt). Efektiivne kombineeritud maksukoormus on ligikaudu 53% erisoodustuse netoväärtusest.
| Erisoodustuse liik | Maksukäsitlus | Märkused |
|---|---|---|
| Ettevõtte sõiduauto erakasutus | Maksustatav kilovatihinna alusel | Maksustatav väärtus: 1,96 €/kW (kuni 5 a vana) või 1,47 €/kW (üle 5 a vana sõiduauto) |
| Töötajate toitlustamine ja toidutalongid | Üldjuhul maksustatav erisoodustusena | Maksuvaba vaid seaduses sätestatud erandite puhul (nt teatud eritingimustes) |
| Tervise- ja spordikulud | Maksuvaba kuni 100 € kvartalis töötaja kohta | Kehtib seaduses loetletud spordi- ja terviseteenustele kõigile töötajatele võrdselt |
| Mobiiltelefon (töö- ja erasõidud) | Töökõned maksuvabad, erakõned erisoodustus | Tööandja peab dokumenteerima või kehtestama erakõnede hüvitamise korra |
| Tööandja sülearvuti ja töövahendid | Täielikult maksuvaba, kui seadmeid kasutatakse tööks | Tööülesannete täitmiseks antud tehnika ei tekita erisoodustust |
| Töötajate koolituskulud | Maksuvaba, kui koolitus on seotud töötaja tööga | Koolitus peab olema otseselt seotud tööandja ettevõtlusega ja töötaja ametikohaga |
| Kingitused töötajatele | Üldjuhul maksustatav erisoodustusena | Tulumaks ja sotsiaalmaks arvestatakse vastavalt erisoodustuse määradele |
| Töötaja isiklikud reisid ja puhkused | Täies ulatuses maksustatav erisoodustusena | Tööandja tasutud isiklikud reisi- ja majutuskulud kuuluvad täismaksustamisele |
| Madala intressiga laenud töötajatele | Intressisoodustus on maksustatav | Maksustatakse turuintressi ja lepingulise intressimäära vahe |
| Tööandja poolt pakutav elamispind | Maksustatav turuhinna alusel | Kui ettevõte üürib töötajale korteri, loetakse üürikulu erisoodustuseks |
Maksustatavad erisoodustused:
- Ettevõtte auto kasutamine erasõitudeks (maksustatakse kilovati või arvestuse alusel)
- Töötaja isiklike eluasemekulude või kommunaalide tasumine
- Erarõivaste, isiklike elektroonikaseadmete või meelelahutuse hüvitamine
- Töötajale antud laenud turutingimustest madalama intressiga (alla turumäära)
- Toidu ja eralõunate kinnimaksmine väljaspool ametlikku lähetust
Maksuvabad hüvitised:
- Töölähetuse päevarahad seaduslikes piirmäärades (€50 esimesed 15 p, edasi €32)
- Tööülesannete täitmisega seotud otseste kulude hüvitamine kviitungi alusel
- Tervise edendamise kulud kuni €100 kvartalis töötaja kohta (sport, massaaž jms)
- Tööalased koolitused ja täiendõpe ettevõtte huvides
- Tööohutuse ja töötervishoiu tagamiseks vajalikud vahendid ja tervisekontrollid
Kaugtöötajate ja välismaalaste palkamine Eesti OÜ-sse
Paljud e-residendid soovivad palgata inimesi väljaspool Eestit. Siin tuleb arvestada oluliste piiriüleste reeglitega:
Employer of Record vs otsene töösuhe
Kui Eesti OÜ võtab tööle isiku, kes töötab füüsiliselt teises riigis, peab tööandja arvestama, kas töötamine tekitab selles riigis püsiva tegevuskoha, kas kohaldatakse kohalikku tööõigust ning millises riigis tekib sotsiaalkindlustuskohustus. Paljudel juhtudel nõuab välisriigi kodanike palkamine Eesti üksuse kaudu vastavust nii Eesti aruandlusele kui ka töötaja asukohariigi kohalikele reeglitele.
Väiksemate ettevõtete jaoks lihtsustab kohaliku Employer of Record (EOR) teenusepakkuja (nt Deel, Remote, Oyster) kasutamine vastavuskulusid oluliselt. EOR tegutseb kohaliku juriidilise tööandjana, tegeledes kohaliku palgaarvestuse ja sotsiaalmaksudega, samas kui Eesti OÜ sõlmib teenuslepingu EOR-iga.
EL/EMP lähetatud töötajad
Euroopa Liidu ja EMP kodanikele, kelle tööandja lähetab ajutiselt Eestisse tööle, kohaldatakse lähetuse ajal Eesti tööõiguse põhireegleid. Piiriüleste töötajate puhul saab taotleda tõendit A1, mis tõendab sotsiaalkindlustuse kehtivust päritoluriigis. Keerukamate piiriüleste struktuuride puhul soovitame konsulteerida spetsialistidega.
Enamiku e-residentide jaoks on esimese töötaja palkamisel kõige lihtsam ja turvalisem lahendus palgata Eesti resident Eesti töölepinguga. See hoiab kogu palgaarvestuse tsükli Eesti õigusruumis – ühed reeglid, ühed deklaratsioonid ja üks raamatupidamispartner. Piiriülene tööhõive lisab keerukust, mida saab edukalt hallata professionaalse toega.
Korduma kippuvad küsimused
Tööandja sotsiaalmaksu määr on 33% töötaja brutopalgast ja see lisandub brutopalgale. Koos tööandja töötuskindlustusmaksega (0,8%) on tööandja otsene lisakulu 33,8%. Sotsiaalmaks rahastab riiklikku pensionisüsteemi ja Tervisekassat. Sotsiaalmaksul on igakuine seaduslik miinimumkohustus, mida tuleb tasuda ka siis, kui tegelik väljamakse on väiksem.
TSD deklaratsioon tuleb esitada ja kõik maksud tasuda hiljemalt väljamakse kuule järgneva kuu 10. kuupäevaks. Näiteks juunis tehtud palgamaksed deklareeritakse ja tasutakse 10. juuliks. Tähtajast kinnipidamine on rangelt kontrollitud ja viivitused toovad kaasa automaatsed intressid.
Alates 1. aprillist 2026 on täistööajaga töötaja töötasu alammäär Eestis €946 kuus (tunnitasu alammäär €5,67). Osalise tööajaga töötamisel arvestatakse alammäära proportsionaalselt. Juhatuse liikme tasudele alampalga nõue ei kohaldu.
Juhatuse liikme tasult (juhatuse liikme tasu) arvestatakse tulumaks (22%) ja sotsiaalmaks (33%) samadel alustel kui palgatulult. Kuid juhatuse liikme tasule ei kohaldu töötuskindlustusmaksed (ei tööandja 0,8% ega töötaja 1,6%), samuti ei laiene sellele töölepingu seaduse garantiid (nt alampalk, koondamishüvitis, tasustatud põhipuhkus).
Jah, kuid oluline on arvestada, kus töötaja füüsiliselt asub. Kui töötaja teeb tööd teises riigis, tuleb arvestada sihtriigi töö- ja maksuõigusega. Sageli on lihtsam ja kuluefektiivsem sõlmida välispartneriga B2B leping või kasutada rahvusvahelist vahendusteenust (Employer of Record), kui luua kohalik palgaarvestuse registreering välisriigis.
Palgaarvestus korras. Igal kuul. Õigeaegselt.
Company for Business haldab teie Eesti OÜ igakuist palgaarvestust ja TSD deklaratsioone – arvutab maksud korrektselt, peab kinni tähtaegadest, haldab töötamise registrit ja nõustab erisoodustuste küsimustes.