Kuidas palgata oma esimene töötaja Eestis
Praktiline samm-sammuline juhend Eesti OÜ omanikele esimese töötaja palkamisel: töölepingu nõuded, töötamise register (TÖR), palgaarvestuse seadistamine, seadusest tulenevad puhkused, töösuhte lõpetamise reeglid ja nõuete täitmine esimesest päevast alates.
Esimese töötaja palkamine oma Eesti OÜ-sse on oluline verstapost – millega kaasnevad konkreetsed õiguslikud kohustused, mida iga tööandja peab enne töösuhte algust mõistma. Eestis on hästi väljakujunenud tööõiguse raamistik, mis on loodud mõlema poole huve arvestavaks ja paindlikuks, kuid nõuab tööandjalt kindlate reeglite järgimist alates esimesest tööpäevast.
Julgustav uudis on see, et Eesti tööhõivesüsteem on paljude teiste EL-i riikidega võrreldes sirgjooneline ja bürokraatiavaba. Töölepingud on paindlikud, halduskoormus mõistlik ning kogu registreerimis- ja palgaarvestustsükkel toimub digitaalselt. E-residentidest tööandjatele, kes palkavad töötajaid kaugtööna, on kogu protsess teostatav ilma Eestisse kohale tulemata.
Käesolev juhend viib teid läbi iga etapi – alates vajadustele sobiva lepinguliigi valimisest kuni lepingu koostamise, ametiasutustes registreerimise ja igakuise aruandluse haldamiseni – praktilises ja loogilises järjekorras.
: Töösuhteid Eestis reguleerivad eelkõige töölepingu seadus (TLS) ning töötervishoiu ja tööohutuse seadus (TTOS). Palgaarvestuse kohustused tulenevad tulumaksuseadusest, sotsiaalmaksuseadusest ja töötuskindlustuse seadusest. Kogu aruandlust hallatakse digitaalselt e-MTA keskkonnas ja töötamise registris.
Enne palkamist: olulised otsused enne alustamist
1. Töötaja või teenuseosutaja (vabakutseline / töövõtja)?
Esimene otsus on, kas võtate tööle töötaja töölepingu alusel või kaasate iseseisva teenuseosutaja (töövõtu- või käsunduslepinguga või B2B partnerina). Sellel eristusel on Eestis märkimisväärsed õiguslikud ja maksualased tagajärjed – ning töötaja vale kvalifitseerimine on üks levinumaid ja kulukamaid vigu.
Eesti õiguse kohaselt käsitatakse isikut töötajana – sõltumata sellest, mis nime leping kannab –, kui ta teeb tööd ettevõtte huvides, selle alluvuses ning ettevõte määrab töö tegemise aja, koha ja viisi. Peamised töösuhte tunnused võrreldes teenuse osutamisega on:
- Integratsioon – kas isik töötab ettevõtte organisatsiooni osana või iseseisva välise partnerina?
- Kontroll ja alluvus – kas ettevõte juhendab tööprotsessi ja annab korraldusi või määrab üksnes lõpptulemuse?
- Ainuesinduslikkus – kas isik töötab ainult sellele ettevõttele või paljudele erinevatele klientidele?
- Töövahendid – kas töövahendid ja töökoha tagab ettevõte või isik ise?
- Majanduslik risk – kas isik kannab oma tegevuses majanduslikku riski või kannab kõiki riske ettevõte?
2. Töösuhte liik – tähtajatu, tähtajaline või osalise tööajaga?
Kui olete kindlaks teinud, et tegemist on töösuhtega, valige oma vajadustele vastav töölepingu liik. Alljärgnev võrdlus toob välja peamised erinevused.
| Tunnus | Tähtajatu tööleping | Tähtajaline tööleping | Teenuseosutaja / Vabakutseline |
|---|---|---|---|
| Lepingu kestus | Tähtajatu – lõppkuupäeva ei määrata | Kindel tähtaeg või konkreetse ülesande lõpp | Võlaõiguslik leping – tööõigus ei kohaldu |
| Tööõiguse kaitse | Täielikud tööõiguslikud tagatised | Täielikud tagatised määratud tähtaja jooksul | Tööõiguslikud tagatised puuduvad – iseseisev tegutseja |
| Etteteatamistähtaeg | Seaduses sätestatud etteteatamistähtajad | Lõpeb üldjuhul kokkulepitud tähtajal | Vastavalt lepingule – seaduse miinimum puudub |
| Palgamaksud | Täielik sotsiaalmaks, tulumaks, töötuskindlustus | Samad mis tähtajatul töötajal | Partner esitab arve; OÜ tasub B2B kuluna |
| Puhkuseõigus | Vähemalt 28 kalendripäeva aastas | Vastavalt töötatud ajale proportsionaalselt | Puudub – teenuseosutaja reguleerib oma aega ise |
| Koondamishüvitis | Kohaldub koondamise korral | Üldjuhul ei kohaldu (v.a ennetähtaegne lõpetamine) | Koondamishüvitise õigust pole |
| Ravikindlustus | Tagatud sotsiaalmaksu kaudu | Tagatud sotsiaalmaksu kaudu | Teenuseosutaja vastutab oma kindlustuse eest ise |
| Sobib kõige paremini | Pikaajalisele põhimeeskonna liikmele | Projektipõhisele või hooajalisele tööle | Spetsiifilisele, lühiajalisele või autonoomsele tööle |
Eesti tööõigus lubab tähtajalist töölepingut sõlmida üksnes siis, kui selleks on mõjuv põhjus – näiteks töömahu ajutine suurenemine, hooajatöö või ajutiselt äraoleva töötaja asendamine. Tähtajalise lepingu korduv pikendamine (rohkem kui kaks korda järjest või järjestikuste lepingute sõlmimine viie aasta jooksul) muudab töölepingu seaduse jõul tähtajatuks.
Samm-sammuline värbamisprotsess
Alltoodud tabel kirjeldab kõiki etappe alates värbamisotsusest kuni esimese palgamakseni koos soovituslike tähtaegadega.
| # | Samm | Kirjeldus | Tähtaeg |
|---|---|---|---|
| 1 | Määrake roll, töötasu ja lepinguliik | Leppige kokku: ametinimetus, tööülesanded, brutotöötasu, täis- või osaline tööaeg, tähtajaline või tähtajatu. Kontrollige, et töötasu vastaks vähemalt seaduslikule alampalgale (€946/kuu täistööajal alates 1. aprillist 2026). | Enne pakkumise tegemist |
| 2 | Koostage tööleping | Kandke lepingusse kõik kohustuslikud tingimused (vt allpool). Leping võib olla mistahes keeles, milles pooled kokku lepivad. Kohaldub Eesti õigus. | Enne või hiljemalt 1. tööpäeval |
| 3 | Poolte allkirjastamine | Digiallkirjastamine (Eesti ID-kaardi, e-residendi digi-ID või muu kvalifitseeritud e-allkirjaga) on täielikult kehtiv. Sobib ka paberkandjal allkiri. Mõlemale poolele jääb eksemplar. | Enne või hiljemalt 1. tööpäeval |
| 4 | Kande tegemine töötamise registrisse (TÖR) | Esitage kanne e-MTA keskkonnas töötamise registris. Registreerimine peab toimuma hiljemalt töötaja tegeliku tööle asumise hetkeks. Vajalik on töötaja isikukood või välisriigi isikut tõendava dokumendi andmed. | Enne töö alustamist – KRIITILINE |
| 5 | Palgaarvestuse seadistamine tarkvaras | Sisestage töötaja andmed raamatupidamistarkvarasse: brutopalk, maksuvaba tulu avaldus (kui kohaldub), kogumispensioni määr (2%, 4% või 6%), töösuhte alguskuupäev. | Esimese töönädala jooksul |
| 6 | Töötaja juhendamine ja tutvustamine | Tutvustage töötajale kirjalikult: tööaega, puhkusekorda, töötervishoiu ja -ohutuse nõudeid, andmekaitse (GDPR) reegleid, kuluhüvitiste korda ja sisekorraeeskirju. | Esimesel töönädalal |
| 7 | Esimese palga väljamaksmine | Kandke kokkulepitud brutotöötasust arvestatud netopalk töötaja pangakontole. Väljamakse toimub tavaliselt kokkulepitud palgapäeval (kuu viimasel tööpäeval või järgmise kuu alguses). | Palgapäeval |
| 8 | TSD deklaratsiooni esitamine ja maksude tasumine | Esitage e-MTA-s vastava kuu TSD deklaratsioon (lisa 1). Tasuge kinnipeetud tulumaks, sotsiaalmaks, töötuskindlustusmaksed ja kogumispension EMTA kontole. | Järgneva kuu 10. kuupäevaks |
| 9 | Puhkusearvestuse pidamine | Puhkuseõigus hakkab kogunema esimesest tööpäevast. Pidage puhkusepäevade arvestust personali- või palgatarkvaras. Minimaalne põhipuhkus on 28 kalendripäeva aastas. | Jooksvalt igakuiselt |
| 10 | Igakuine palgaarvestuse rutiin | Igal kuul: brutopalga arvestus, maksude kinnipidamine, netopalga maksmine, TSD esitamine ja maksude tasumine 10. kuupäevaks. Muudatuste korral TÖR kande uuendamine. | Igakuiselt |
Tööleping: seadusega nõutavad kohustuslikud tingimused
Eesti seadus sätestab rea kohustuslikke tingimusi, mis peavad igas töölepingus sisalduma. Nende puudumine ei muuda lepingut tühiseks, kuid sel juhul kohalduvad seaduses sätestatud standardsätted, mis ei pruugi vastata poolte tegelikule tahtele. Koostage alati enne tööle asumist põhjalik kirjalik leping.
| Lepingu tingimus | Mida see peab katma |
|---|---|
| Poolte andmed | Nii tööandja (OÜ ärinimi, registrikood, aadress) kui ka töötaja täielik nimi, isikukood või sünniaeg ning elukoht |
| Ametinimetus ja töö kirjeldus | Töötaja ametikoht ja põhiliste tööülesannete kirjeldus – piisavalt selge, kuid võimaldades mõistlikku paindlikkust |
| Tööle asumise aeg | Tööle asumise täpne kuupäev. Tähtajalise lepingu puhul ka kestus või lõppemise tingimus (nt kindla projekti valmimine) |
| Töökoha asukoht | Koht, kus tööd tehakse – kontori aadress või märge, et tööd tehakse kaugtööna. Kaugtöö puhul täpsustage riik ja tingimused |
| Tööaeg | Töötundide arv nädalas või summeeritud arvestusperiood. Eestis on standardtööaeg 40 tundi nädalas (8 tundi päevas). Osalise tööaja puhul konkreetsed tunnid |
| Töötasu ja palgapäev | Kokkulepitud brutotöötasu suurus eurodes ja palgapäev (igakuine maksmine on standard). Lisatasud ja preemiad võivad olla sätestatud, kuid põhipalk peab olema fikseeritud |
| Puhkuse kestus | Vähemalt 28 kalendripäeva aastas (seaduslik miinimum). Kokkuleppel võib olla pikem. Puhkuse taotlemise ja ajakava kord |
| Etteteatamistähtaeg | Kehtivad seaduses toodud miinimumtähtajad, kuid pooled võivad kokku leppida pikemates tähtaegades. Tingimus peab kehtima mõlemale poolele |
| Katseaeg | Seaduse järgi kehtib automaatselt 4-kuuline katseaeg, kui pooled ei ole kokku leppinud katseaja mittekohaldamises või lühemas kestuses. Katseajal võivad mõlemad pooled lepingu üles öelda vähemalt 15-kalendripäevase etteteatamisega |
| Saladuse hoidmise kohustus (konfidentsiaalsus) | Tundliku äriinfo kaitsmiseks vajalikud tingimused, mis võivad kehtida ka pärast töösuhte lõppemist |
| Konkurentsipiirang (kui asjakohane) | Valikuline piirang pärast töösuhte lõppemist. Peab olema mõistlik ajaliselt, ruumiliselt ja esemeliselt ning tööandja peab selle eest maksma igakuist eraldi hüvitist |
Kui teie töötaja töötab kaugtööna – mis on e-residentide OÜ-de puhul valdav praktika –, peab tööleping seda otsesõnu sätestama. Täpsustage kaugtöö tegemise riik, töökoha nõuded, töövahendite tagamine, kulude hüvitamise kord ja andmeturbenõuded. Tavapärane Eesti siseriiklik lepingupõhi vajab kaugtöö puhul kindlasti kohandamist.
Töötamise register (TÖR): registreerimine enne esimest tööpäeva
Töötamise register (TÖR) on Eesti keskne riiklik andmebaas kõigi aktiivsete töö- ja teenistussuhete kohta. Seda haldab Maksu- ja Tolliamet (EMTA) ning andmed on otseses seoses igakuiste TSD deklaratsioonidega. Iga töösuhe – sealhulgas juhatuse liikme leping – peab olema siin registreeritud.
Kes tuleb registreerida
- Kõik töölepinguga töötajad – tähtajatud, tähtajalised ja osalise tööajaga
- Juhatuse liikmed, kes saavad juhatuse liikme tasu
- Võlaõigusliku lepingu alusel teenust osutavad füüsilised isikud (käsundusleping, töövõtuleping)
Millal registreerida
Kanne tuleb teha hiljemalt töötaja tegeliku tööle asumise hetkeks. Tagasiulatuvalt registreerimine ei ole lubatud. EMTA võrdleb automaatselt TÖR kandeid ja TSD deklaratsioone – kui deklareerite töötasu registreerimata töötajale, toob see kaasa kohese päringu või kontrolli maksuhalduri poolt.
Kuidas registreerida
Logige sisse e-MTA keskkonda e-residendi digi-ID või Eesti ID-kaardiga. Avage “Töötamise register” ning lisage uus kanne. Teil läheb vaja:
- Töötaja Eesti isikukoodi (mitteresidendist töötaja puhul sünniaega ja välisriigi isikut tõendava dokumendi andmeid)
- Töösuhte alguskuupäeva
- Töötamise liiki (tööleping, juhatuse liige jne) ja ametinimetust
- Tööandja registrikoodi
Kõik olulised muudatused töösuhtes (nt lapsehoolduspuhkus, töölt eemalviibimine, lepingu liigi muutumine) tuleb registrisse kanda. Töösuhte lõppemisel tuleb kanne lõpetada 10 kalendripäeva jooksul alates viimasest tööpäevast.
Seadusest tulenevad puhkused ja töötaja õigused
Eesti seadusandlus tagab töötajatele kindla puhkuste ja sotsiaalsete garantiide paketi. Need on minimaalsed standardid – tööandja võib pakkuda paremaid tingimusi, kuid seaduses toodust vähemat pakkuda ei tohi.
Õppepuhkus: kuni 30 kalendripäeva kalendriaastas. Tasemeõppes või täienduskoolituses osalemiseks makstakse 20 kalendripäeva eest keskmist töötasu, ülejäänud 10 päeva on tasustamata. Tasemeõppe lõpetamiseks antakse täiendavalt 15 kalendripäeva õppepuhkust töötasu alammäära alusel arvutatud tasuga.
| Puhkuse liik | Kestus | Põhireeglid |
|---|---|---|
| Põhipuhkus | 28 kalendripäeva aastas | Koguneb esimesest tööpäevast. Peab sisaldama vähemalt ühte 14-päevast katkematut osa. Kasutamata puhkus aegub ühe aasta jooksul. Puhkusetasu = keskmine päevapalk. |
| Riigipühad | 12 riigipüha aastas | Riigipühadel reeglina ei töötata (töötamisel makstakse 2-kordset tasu). Riigipühad ei vähenda põhipuhkuse päevi. |
| Haigushüvitis | 1.–3. päev: tasu ei maksta (töötaja omavastutus) 4.–8. päev: tööandja maksab 70% keskmisest palgast 9. päevast: Tervisekassa maksab 70% |
Vajalik on arsti väljastatud elektrooniline töövõimetusleht. |
| Emapuhkus | Kuni 100 kalendripäeva | Võib alata kuni 70 päeva enne eeldatavat sünnitust. Hüvitist maksab Sotsiaalkindlustusamet vanemahüvitise reeglite järgi. |
| Isapuhkus | 30 kalendripäeva | Võib kasutada alates 30 päeva enne eeldatavat sünnitust kuni lapse 3-aastaseks saamiseni. Hüvitist maksab Sotsiaalkindlustusamet. |
| Lapsehoolduspuhkus | Kuni lapse 3-aastaseks saamiseni | Õigus on kummalgi vanemal kordamööda. Vanemahüvitist maksab riik. Töökoht säilib kogu puhkuse vältel. |
| Hoolduspuhkus | Kuni 5 tööpäeva kalendriaastas | Täisealise sügava puudega või raske terviserikkega lähedase hooldamiseks; tasustatakse töötasu alammäära alusel. |
Eestis ei maksa tööandja haigushüvitist esimese kolme haiguspäeva eest (need on töötaja omavastutus). 4.–8. päeva eest tasub tööandja 70% töötaja keskmisest töötasust ning alates 9. päevast võtab maksmise üle Tervisekassa. Selline jaotus hoiab tööandja kulud lühiajaliste haigestumiste korral madalal.
Töösuhte lõpetamine – etteteatamistähtajad ja hüvitised
Eesti tööõigus kaitseb töötajat töölepingu ülesütlemisel. Tööandja peab järgima rangelt seaduslikku korda – esitama kirjaliku ülesütlemisavalduse, pidama kinni etteteatamistähtaegadest ning tegema kõik lõpparve väljamaksed. Protseduurireeglite eiramine võib kaasa tuua vaidluse töövaidluskomisjonis või kohtus.
| Olukord | Tööandja etteteatamistähtaeg | Koondamishüvitis |
|---|---|---|
| Tööstaaž alla 1 aasta | 15 kalendripäeva | 1 kuu keskmine töötasu |
| Tööstaaž 1–5 aastat | 30 kalendripäeva | 1 kuu keskmine töötasu |
| Tööstaaž 5–10 aastat | 60 kalendripäeva | Tööandja maksab 1 kuu töötasu; lisaks maksab Töötukassa 1 kuu töötasu |
| Tööstaaž üle 10 aasta | 90 kalendripäeva | Tööandja maksab 1 kuu töötasu; lisaks maksab Töötukassa 2 kuu töötasu |
| Ülesütlemine katseajal (kuni 4 kuud) | 15 kalendripäeva | Koondamishüvitist ei maksta |
| Töötaja algatusel (omal soovil) | 30 kalendripäeva (standard) | Hüvitist ei maksta |
| Poolte kokkuleppel | Kokkuleppel poolte vahel | Kokkuleppel poolte vahel |
| Erakorraline ülesütlemine töötajast tuleneval põhjusel (rikkumine) | Mõistliku aja jooksul / kohene | Hüvitist ei maksta; nõuab eelnevat hoiatust ja ranget tõendamist |
Töösuhte lõpetamise protseduur
- Esitage ülesütlemisavaldus kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (e-kiri digiallkirjaga sobib)
- Põhjendage ülesütlemist selgelt – eriti koondamise või töötajapoolse rikkumise korral
- Koondamisel pakkuge võimalusel töötajale teist tööd ettevõttes
- Makske lõpparve (väljateenitud töötasu, kasutamata puhkuse hüvitis, koondamishüvitis) välja hiljemalt viimasel tööpäeval
- Lõpetage töötaja kanne töötamise registris (TÖR) 10 kalendripäeva jooksul
Tööandja jooksvad kohustused pärast töötaja palkamist
Töötaja palkamine toob kaasa igakuise aruandluse ja jooksvad kohustused, mida tuleb täita tähtaegselt:
Korduma kippuvad küsimused
Enne töötaja tegelikku tööle asumist tuleb: (1) leppida kokku ja allkirjastada tööleping kõigi kohustuslike tingimustega; (2) registreerida töösuhe e-MTA keskkonnas töötamise registris (TÖR) – seda tuleb teha hiljemalt töötaja esimesel tööpäeval enne töö algust; ning (3) seadistada palgaarvestus raamatupidamises maksude korrektseks kinnipidamiseks ja deklareerimiseks järgmise kuu 10. kuupäevaks. Töötaja brutopalk peab vastama vähemalt riiklikule töötasu alammäärale (€946/kuu täistööajal alates 1. aprillist 2026).
Jah, kuid reeglid sõltuvad töötaja kodakondsusest ja töökohast. EL/EMP kodanikud saavad Eestis vabalt töötada ilma elamis- või töötamisloata. Kolmandate riikide kodanike töötamisel Eestis on vajalik lühiajalise töötamise registreerimine Politsei- ja Piirivalveametis (PPA) või vastav elamisluba. Kui töötaja teeb kaugtööd väljaspool Eestit oma koduriigis, võivad tööandjale kohalduda ka töötaja elukohariigi tööõiguse ja sotsiaalkindlustuse reeglid. Piiriüleste töösuhete puhul soovitame konsulteerida meie spetsialistidega.
Töötaja registreerimata jätmine enne tööle asumist on seaduserikkumine. EMTA tuvastab lahknevuse kohe, kui esitate TSD deklaratsiooni, kus kajastuvad palgamaksed süsteemis registreerimata isikule. Sellega võivad kaasneda sunniraha, trahvid ja ettevõtte põhjalik maksuaudit. Registreerige töötaja alati hiljemalt tema esimesel tööpäeval.
Tööandja etteteatamistähtaeg koondamisel sõltub töötaja pidevast tööstaažist antud tööandja juures: alla 1 aasta staaži puhul 15 kalendripäeva, 1–5 aastat staaži puhul 30 kalendripäeva, 5–10 aastat staaži puhul 60 kalendripäeva ning üle 10 aasta staaži puhul 90 kalendripäeva. Katseajal võivad mõlemad pooled lepingu üles öelda 15-kalendripäevase etteteatamisega. Koondamisel maksab tööandja 1 kuu keskmise töötasu suurust koondamishüvitist, pikema staaži korral maksab täiendavat hüvitist Töötukassa.
Seaduslik põhipuhkuse miinimum Eestis on 28 kalendripäeva aastas. Tööandja võib pakkuda ka pikemat puhkust. Puhkuseõigus koguneb alates esimesest tööpäevast ning peab sisaldama vähemalt ühte katkematut 14-päevast puhkuseperioodi. Puhkuse ajal säilitatakse töötajale keskmine töötasu (puhkusetasu). Kasutamata puhkusepäevad kantakse üle järgmisesse aastasse ning hüvitatakse rahas töösuhte lõppemisel.
Valmis palkama? Korraldage palgaarvestus õigesti esimesest päevast alates.
Company for Business seadistab ja haldab teie Eesti OÜ palgaarvestust – TÖR registreeringud, igakuised TSD deklaratsioonid, palgaarvestuse lehed ja vastavusnõuete täitmine –, et teie ettevõte toimiks sujuvalt ja seaduspäraselt.