Eesti seadus ei kohusta FIE-t omama eraldi äripangakontot, sest FIE ei ole eraldiseisev juriidiline isik. Siiski on eraldi konto pidamine tungivalt soovitatav. Eraldi konto eraldab isiklikud kulud ettevõtlusest, hoiab tulude ja kulude registri selgena ning säästab oluliselt aega ja vaeva Maksuameti kontrolli või raamatupidaja töö korral.
Raamatupidamine vabakutselistele ja FIE-dele Eestis
Täielik juhend tulude ja kulude registri pidamiseks, arvete esitamise nõueteks, iga-aastase tuludeklaratsiooni ettevalmistamiseks ja selleks, mida EMTA kontrollib – igale füüsilisest isikust ettevõtjale ja vabakutselisele Eestis.
5 peamist järeldust sellelt lehelt
Millist raamatupidamist peab vabakutseline või FIE Eestis tegema? FIE peab pidama aasta jooksul tulude ja kulude registrit, väljastama klientidele korrektseid arveid, koguma ja säilitama tõendeid kõigi ettevõtlusega seotud kulude kohta ning esitama tuludeklaratsiooni (vorm A ja E) 30. aprilliks. Käibemaksukohustuslasena lisanduvad igakuised käibedeklaratsioonid. See leht katab arvestuse iga etapi – alates registri seadistamisest esimesel päeval kuni suhtluseni Maksu- ja Tolliametiga.
Jaotis 1 – Kassapõhine arvestus: FIE põhimõte
Miks FIE arvestus toimib teisiti kui osaühingu raamatupidamine ja mida see tähendab tulude ja kulude kajastamisel.
Tekkepõhine vs kassapõhine arvestus – põhimõtteline erinevus
Ettevõtted (OÜ) peavad pidama arvestust tekkepõhiselt: tulu kajastatakse selle teenimisel (arve esitamisel), sõltumata sellest, millal raha laekub. Kulud kajastatakse nende tekkimisel, sõltumata maksmise ajast. See viib tehingu majandusliku sisu vastavusse õige aruandeperioodiga.
FIE arvestus toimib kassapõhiselt: tulu registreeritakse siis, kui raha tegelikult laekub teie pangakontole või kätte. Kulud registreeritakse siis, kui need tegelikult tasutakse. See on lihtsam – te ei pea registris jälgima tasumata arveid ega laekumata nõudeid –, kuid see loob spetsiifilise ajastuse dünaamika, eriti majandusaasta lõpus.
| Olukord | Tekkepõhine (OÜ) | Kassapõhine (FIE) | Praktiline mõju FIE-le |
|---|---|---|---|
| Arve väljastatud 20. dets, tasutud 10. jaan | Tulu detsembris | Tulu jaanuaris | Võimalus nihutada tulu järgmisesse maksuaastasse maksetähtaega ajastades |
| Aastatellimus tasutud 1. dets 12 kuuks ette | 1/12 kajastatakse kuus | Kogu summa kajastatakse detsembris | Kulu vähendab koheselt detsembri maksustatavat tulu |
| Kuluarve saadud dets, tasutud jaan | Kulu detsembris | Kulu jaanuaris | Tasuge kulud enne aasta lõppu, et tuua mahaarvamine käesolevasse aastasse |
| Ettemaks kliendilt, teenus veel osutamata | Tulevaste perioodide tulu – mitte tulu enne osutamist | Tulu raha laekumise kuul | FIE ei saa ettemakseid edasi lükata; kõik laekumised on tulu |
Aastalõpu ajastamine: kassapõhise arvestuse eelised
Kuna FIE tulu kajastatakse laekumisel – mitte arve esitamisel –, on teil teatav kontroll selle üle, millisesse maksuaastasse tulu langeb. Detsembri lõpus esitatud arve detsembris tehtud töö eest saab kokkuleppel kliendiga ajastada laekuma jaanuaris, nihutades tulu järgmisesse maksuaastasse. See on kassapõhise süsteemi loomulik tagajärg.
Samuti on enne 31. detsembrit tasutud ettevõtluskulud mahaarvatavad jooksval aastal. Kulusid, mida teate tekkivat jaanuari alguses – tarkvaratellimused, erialaliidu liikmetasud, töövahendid –, saab ettemaksuna tasuda detsembris, et kiirendada mahaarvamist.
Kuna FIE tulu kajastatakse laekumisel, võimaldab see tulude ja kulude teadlikku jaotamist aastate lõikes.
Kui teie detsembrikuu tulu tõstab teid kõrgemasse maksukoormusesse, vaadake üle laekumata arved ning kaaluge tulevaste vajalike ärikulude ettemaksmist detsembris. Kooskõlastage see raamatupidajaga enne 31. detsembrit – pärast aastavahetust ei saa tagasiulatuvalt muudatusi teha.
Jaotis 2 – Tulude ja kulude register
Mida see peab sisaldama, kuidas seda üles ehitada ja mida Maksuamet kontrolli käigus ootab.
Seaduslikud nõuded registrile
Tulude ja kulude register on iga FIE peamine arvestusdokument. Seda nõuab tulumaksuseadus ja seda tuleb pidada alates esimesest registreerimise päevast. Rangelt ettekirjutatud vormi ei ole – EMTA aktsepteerib mis tahes formaati, mis sisaldab nõutud andmeid –, kuid sisunõuded on konkreetsed ja kohustuslikud.
| Nõutud element | Kirjeldus | Sobiv formaat |
|---|---|---|
| Tehingu kuupäev | Tulu laekumise või kulu tasumise tegelik kuupäev | PP.KK.AAAA |
| Kirjeldus | Lühikirjeldus tulu allika või ostetud kauba/teenuse kohta | Vabatekst – olge konkreetne ja selge |
| Tehingupartneri nimi | Kliendi nimi (tulu puhul) või tarnija nimi (kulu puhul) | Ametlik ärinimi või eraisiku nimi |
| Dokumendi viide | Arve number, kviitungi number või pangatehingu viide | Unikaalne identifikaator, mis seob kande alusdokumendiga |
| Summa | Laekunud tulu või tasutud kulu eurodes | EUR; välisvaluutas tehingute puhul EUR ekvivalent laekumise kuupäeval |
| Kategooria | Tulu või kulu liik – nt “Teenused”, “Seadmed”, “Lähetus” | Teie enda kategooriate süsteem; järjepidev läbi aasta |
| Jooksev saldo / koondsumma | Mitte otseselt kohustuslik, kuid tungivalt soovitatav | Muudab aastasummade kokkulöömise lihtsaks |
Registri ülesehitus – praktiline näide
Allpool on toodud näide hästi struktureeritud igakuisest tulude ja kulude registrist veebiarendaja FIE näitel. See vorming vastab EMTA nõuetele ja muudab deklaratsiooni täitmise lihtsaks.
| Jaanuar 2026 – Tulude ja kulude register (Veebiarendaja FIE) | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Kuupäev | Tüüp | Kirjeldus | Klient / Tarnija | Dok viide | Summa (€) |
| 02. jaan | TULU | Veebiarendus – Projekt Raven 1. etapp | Acme OÜ | ARVE-001 | 3200,00 |
| 08. jaan | KULU | Adobe Creative Cloud aastatellimus (100% ärikasutus) | Adobe Inc. | KVI-008 | 658,80 |
| 10. jaan | KULU | Kodukontori internet – jaanuar (50% ärikasutus) | Telia Eesti | KVI-010 | 22,50 |
| 15. jaan | TULU | Konsultatsiooniteenus – jaanuar | Baltic Digital SRL | ARVE-002 | 1500,00 |
| 18. jaan | KULU | Figma aastatellimus | Figma Inc. | KVI-018 | 180,00 |
| 22. jaan | KULU | Erialakonverentsi pilet – DeveloperWeek | DW Events | KVI-022 | 295,00 |
| 25. jaan | KULU | Sülearvuti alus + klaviatuur (töövahendid) | Krismar OÜ | KVI-025 | 189,00 |
| 31. jaan | KULU | Raamatupidamisteenus – jaanuar | Company for Business OÜ | KVI-031 | 100,00 |
| KOKKU – Jaanuar | Tulud: 4700,00 € | Kulud: 1445,30 € | Netotulu: 3254,70 € | ||||
Tulude register – mis läheb FIE tuluna arvesse
Mitte igasugune laekuv raha ei kuulu FIE tulude registrisse. Siin kajastatakse üksnes teie FIE ettevõtlustegevusest teenitud tulu. Käibemaksukohustuslaseks registreerimise 40 000 euro piirmäära arvestatakse kalendriaasta algusest arvates Eestis tekkiva maksustatava käibe alusel; mitte iga laekumine ei kuulu käibemaksu arvestusse.
- Klientide maksed FIE-na osutatud teenuste eest
- Nõustamistasud, projektitasud ja püsitasud
- Litsentsitasud FIE-na loodud intellektuaalomandi eest
- Äritegevusest saadud komisjonitasud ja vahendustasud
- Ettevõtlusega seotud toetused ja stipendiumid
- Välisvaluutas tehtud maksed – konverteeritud eurodesse laekumise päeva kursiga
- Töötasu töölepingu alusel (eraldi palgatulu)
- Investeerimistulu – dividendid, intressid, kapitalikasv eraisikuna
- Eraisiku kinnisvara üüritulu (eraldi kategooria deklaratsioonis)
- Kingitused ja isiklikud rahaülekanded lähedastelt
- Laenusummad – laenatud raha ei ole tulu
- Klientidelt kogutud käibemaks (käibemaksukohustuslase puhul)
- Varem tasutud ettevõtluskulude tagastused ja hüvitised
Kulude register – kulude mahaarvamise standard
Kulu on FIE tulust mahaarvatav üksnes siis, kui see vastab korraga kolmele kriteeriumile: see on tasutud ettevõtluse vahenditest (või isiklikest vahenditest otseselt ärieesmärgil), see on otseselt seotud FIE ettevõtlustulu tootmisega ning see on tõendatud nõuetekohase kviitungi, arve või väljavõttega, millelt nähtub tarnija, kuupäev, summa ja ostu sisu.
EMTA hindab kulusid küsimusega: kas see kulu oleks tehtud ka siis, kui isik ei tegutseks FIE-na? Ainult klienditööks kasutatav sülearvuti läbib testi. Puhkusereis, kuhu on lisatud lühike kliendikohtumine, ei läbi. Eraldi kodukontor, mida kasutatakse üksnes töötamiseks, läbib. Üldine korteri kommunaalarve, millest arvatakse maha 80% ilma põhjendatud arvestuseta, ei läbi. Tõendamiskoormis lasub FIE-l.
Jaotis 3 – Arvete esitamine: mida arve peab sisaldama
Seaduslikud nõuded, käibemaksu reeglid ja kuidas esitada arveid välisklientidele korrektselt.
Olenemata sellest, kas olete käibemaksukohustuslane või mitte, peab iga väljastatud arve sisaldama seadusega nõutud andmeid. Puudulike andmetega arve ei ole kehtiv raamatupidamisdokument – klient ei saa seda oma arvestuses kuluna näidata ja teie ei saa seda kasutada korrektse tõendina. EMTA aktsepteerib digitaalseid ja PDF-arveid paberarvetega võrdselt.
Arve kohustuslikud väljad
| MÜÜJA ANDMED (KOHUSTUSLIK OSA) | |
|---|---|
| Teie täisnimi | Ametlik nimi registris (teie isikunimi FIE-na) |
| Isikukood | Eesti isikukood – tuvastab teid FIE-na |
| FIE märge | “FIE” või “Füüsilisest isikust ettevõtja” nime järel |
| Tegevuskoha aadress | Teie registreeritud tegevusaadress Eestis |
| Käibemaksukohustuslase number | EE + isikukood – AINULT käibemaksukohustuslaseks olemisel |
| OSTJA ANDMED (KOHUSTUSLIK OSA) | |
|---|---|
| Kliendi nimi | Äriühingu ametlik nimi või eraisiku nimi |
| Registrikood | Eesti ettevõtetel registrikood; EL-i äriklientidel KMKR number |
| Kliendi aadress | Arve saaja juriidiline või tegevusaadress |
| ARVE ANDMED (KOHUSTUSLIK OSA) | |
|---|---|
| Arve number | Järjestikune number – peab olema unikaalne ja katkematu (ARVE-2026-001…) |
| Arve kuupäev | Väljastamise kuupäev |
| Maksetähtaeg | Maksetähtpäev |
| Teenuse/kauba kirjeldus | Konkreetne tehtud töö kirjeldus – “Konsultatsioon” on ebapiisav; “Veebiarendus Projekt X jaoks, veebruar 2026” on korrektne |
| Summa ilma käibemaksuta | Netosumma enne käibemaksu |
| Käibemaksumäär ja -summa | Ainult käibemaksukohustuslasel – 24% tavapärane määr või 0% pöördmaksustamisel |
| Kogusumma | Netosumma + käibemaks (või ainult netosumma, kui pole käibemaksukohustuslane) |
| Pangakonto | IBAN makse sooritamiseks |
| Viitenumber | Viitenumber mugavaks maksete tuvastamiseks |
Arvete esitamine välisklientidele – käibemaksu reeglid
Väljaspool Eestit asuvatele klientidele arve esitamisel sõltub käibemaks sellest, kas klient on ettevõte või eraisik, ja kus ta asub.
| Kliendi asukoht | Kliendi tüüp | Käibemaksu käsitlus (käibemaksukohustuslasel) | Nõutav märge arvel |
|---|---|---|---|
| Eesti | Ettevõte (OÜ) või eraisik | Lisandub 24% Eesti käibemaks | Standardne arve |
| Euroopa Liit (nt Saksamaa) | Ettevõte (kehtiva KMKR numbriga) | 0% – pöördmaksustamine; klient deklareerib käibemaksu oma riigis | Märge: “Käibemaksu pöördmaksustamine / Reverse charge – Käibemaksudirektiivi art 196” |
| Euroopa Liit | Eraisik / tarbija | Käibemaksukäsitlus sõltub teenuse liigist. Piiriülestele B2C digiteenustele kohaldub sihtkoha riigi käibemaks, arvestades 10 000 € EL-i piirmäära ja käibe tekkimise koha reegleid. | Vajadusel registreerimine OSS-süsteemis või kohalik käibemaks |
| Väljaspool EL-i (nt USA, Ühendkuningriik) | Ettevõte | Käive väljaspool EL-i käibemaksu kohaldamisala – käibemaksu ei lisata | Märge: “Teenus väljaspool EL käibemaksu kohaldamisala / Outside EU VAT scope” |
| Väljaspool EL-i | Tarbija | Sõltub teenuse liigist ja käibe tekkimise koha reeglitest; tehingud kolmandate riikide eraisikutega ei ole automaatselt maksuvabad. | Kontrollige teenuse osutamise koha ja sihtriigi nõudeid |
Kreeditarved – arvete parandamine
Kassapõhise FIE puhul sõltub kreeditarve maksumõju sellest, kas ja millal algne summa tegelikult laekus ning millal tehti tagasimakse.
Jaotis 4 – Vorm A ja E: Aastane tuludeklaratsioon
Mida see sisaldab, kuidas EMTA seda eeltäidab, kus tekivad vead ja kuidas seda õigesti esitada.
Mida tuludeklaratsioon hõlmab
Vorme A ja E kasutatakse FIE tulude ja kulude deklareerimiseks; lõpliku sotsiaalmaksu kohustuse arvutab Maksu- ja Tolliamet vormi E alusel.
Vorm A katab kõik isiku tululiigid ühes deklaratsioonis: palk, FIE ettevõtlustulu, investeeringutulu, üüritulu ja kapitalikasv. FIE-spetsiifiline lisa (vorm E) on koht, kuhu kantakse ettevõtluse kogutulud ja lubatud kulud.
| Sektsioon | Mida see sisaldab | Asjakohasus FIE-le |
|---|---|---|
| Põhideklaratsioon (Vorm A) | Isikuandmed, kogutulu koond, maksuarvestus, maksuvaba tulu rakendamine | Kohustuslik – iga FIE esitab selle |
| Vorm E (FIE ettevõtlustulu) | FIE kogutulu, mahaarvatavad kulud, ettevõtluse puhastulu | FIE arvestuse tuum – täidetakse ettevõtlustulu olemasolul |
| Lisa B | Dividendid, intressid ja välismaalt saadud passiivne tulu | Täidetakse investeeringutulu või omanduses olevate äriühingute dividendide korral |
| Töötasu andmed | Üldjuhul eeltäidetud tööandja TSD deklaratsioonide alusel | Kui tegutsete paralleelselt palgatöötajana |
Kuidas EMTA eeltäidab deklaratsiooni – ja kus tekivad puudujäägid
EMTA täidab vormi A andmetega, millest kolmandad osapooled on neile teatanud: tööandjad, Eesti ettevõtetest kliendid, pensionifondid ja pangad. Veebruari alguses on paljud read juba täidetud.
Kuid eeltäitmine ei ole täielik ega alati korrektne:
Välismaine tulu puudub – Välisklientide makseid ei deklareerita EMTA-le kolmandate isikute poolt. Peate kõik välisklientide laekumised lisama vormile E käsitsi.
Ettevõtluskulud – ei ole kunagi eeltäidetud – Maksuametil pole teavet teie ärikulude kohta. Vormi E kulude osa on alati tühi ja tuleb täita oma registri koondite põhjal.
Valesse kategooriasse kantud tulu – Mõned kliendid võivad olla deklareerinud väljamakse töövõtulepinguna, mitte FIE tuluna. Kontrollige ridu, kuna see mõjutab otseselt sotsiaalmaksu arvestust.
Vormi E täitmine samm-sammult
Kogu FIE tulu registrist – kõik kliendid, välisvaluutad konverteeritud eurodesse
Kõik dokumenteeritud ettevõtluskulud kategooriate lõikes registrist
Tulud miinus kulud = ettevõtluse puhastulu, mis on maksustamise aluseks
FIE sotsiaalmaks arvutatakse seadusjärgse valemi alusel, arvestades tehtud avansilisi makseid
Aastase maksuvaba tulu arvestamine (kuni 8400 € 2026. aastal)
Esitage deklaratsioon 30. aprilliks; täiendav maksukohustus tasutakse 1. oktoobriks
Jaotis 5 – Dokumentatsioon ja säilitamise nõuded
Mida säilitada, millises formaadis, kui kaua ja kuidas korraldada andmeid nii, et kontroll ei tekitaks muret.
Kõiki FIE ettevõtlusega seotud raamatupidamisdokumente, arveid, kviitungeid, lepinguid ja pangaväljavõtteid tuleb säilitada 7 aastat alates selle maksuaasta lõpust, millega need seonduvad.
Digitaalne säilitamine on täielikult aktsepteeritav – EMTA ei nõua paberoriginaale. Hästi organiseeritud kaustasüsteem pilveteenuses koos selgete failinimedega (AAAA-KK-PP_tarnija_kirjeldus_summa) on täiesti piisav, eeldusel et dokumendid on loetavad.
| Dokumendi liik | Säilitamistähtaeg | Formaat | Märkused |
|---|---|---|---|
| Müügiarvete koopiad | 7 aastat | Digitaalne või paber | Säilitada kronoloogiliselt arvenumbrite järgi |
| Ostudokumendid ja kviitungid | 7 aastat | Digitaalne või paber | Seotud kulude registri kandega; foto on sobiv, kui see on selgelt loetav |
| Pangaväljavõtted | 7 aastat | PDF pangast | Igakuised väljavõtted; kontrollige kõigi tehingute kajastumist registris |
| Tulude ja kulude register | 7 aastat | Tabel või tarkvara fail | Pilve varundatud; EMTA võib nõuda esitamist |
| Kliendilepingud | 7 aastat | Digitaalne | Eriti oluline suuremate või pikaajaliste projektide puhul |
| Kodukontori arvestused | 7 aastat | Digitaalne | Ärikasutuse protsendi kirjalik arvestus ja ruumiandmed |
| Sõidupäevik (kui kulusid deklareeritakse) | 7 aastat | Digitaalne või paber | Kuupäev, marsruut, eesmärk ja kilomeetrid iga ärisõidu kohta |
Jaotis 6 – EMTA kontrollid ja suhtlus Maksuametiga
Mis võib kontrolli esile kutsuda, mida EMTA kontrollib ja kuidas korras dokumendid teid kaitsevad.
Suur tulude kukkumine aastate võrdluses ilma selge majandusliku põhjuseta võib tekitada küsimusi varjatud tulude kohta.
Ebatavaliselt suur kulude osakaal võrreldes tuludega (nt üle 70% kulud teenusvaldkonnas) erineb sektori keskmisest ja kutsub esile lisapäringuid.
Ainult välismaine tulu ilma kolmandate osapoolte andmeteta tugineb vaid teie registrile ja nõuab laitmatuid alusdokumente.
Kodukontori, isikliku auto ja reisikulude samaaegne deklareerimine maksimaalses määras vajab alati selgeid tõendeid ärivajaduse kohta.
Deklareerimata makseplatvormide tulu – EMTA vahetab andmeid rahvusvaheliste platvormidega (sh DAC7 direktiivi alusel) ning jälgib makselahenduste liikumisi.
Kuidas valmistuda EMTA infopäringuks
- Hoidke tulude ja kulude register pidevalt ajakohasena ja pangakontoga kooskõlas
- Säilitage iga kulukategooria kviitungid kronoloogiliselt organiseerituna
- Põhjendage kulu seos ettevõtlusega kohe ostu hetkel, mitte tagantjärele kuude pärast
- Kodukontori puhul omage korteri plaani ja pindala proportsiooni arvestust
- Vastake Maksuameti kirjadele määratud tähtaja jooksul asjalikult ja esitage nõutud dokumendid
Jaotis 7 – Tööriistad ja igakuine rutiin
Arvete väljastamine
Tulu registreerimine
Kviitungite salvestamine
Pangakonto võrdlus
Käibe piirmäära jälgimine
Korduma kippuvad küsimused
Platvormitulu on FIE ettevõtlustulu ja see deklareeritakse vormi E tuluna. Tulu tuleks registrisse kanda päeval, mil see laekub teie kontole või e-rahakotti. Brutosumma enne platvormitasusid loetakse tuluks ja platvormi võetud vahendustasu on mahaarvatav ettevõtluskulu. Paljud platvormid edastavad andmeid maksuametitele EL-i DAC7 direktiivi alusel.
Ilma kviitungita kulude deklareerimine on äärmiselt riskantne, sest Maksuametil on õigus ja tavapärane praktika dokumenteerimata kulud mahaarvamistest eemaldada. Pangaväljavõte näitab makset, kuid ei tõenda ostu täpset sisu ja äriotstarvet. Püüdke hankida tarnijalt arve koopia. Edaspidi pildistage iga kviitung koheselt ja arhiveerige digitaalselt.
Mõlemad tulud deklareeritakse samas tuludeklaratsioonis (vorm A), kuid erinevatel lehtedel. Palgatulu on eeltäidetud tööandja TSD deklaratsioonide alusel; FIE tulu deklareerite lisal E. Üldine maksuvaba tulu kehtib isiku kogutulule korraga. Sotsiaalmaks arvutatakse eraldi: tööandja maksab palgalt ja FIE ettevõtlustulult arvestatakse sotsiaalmaks vastavalt FIE reeglitele.
Kui teie tuludeklaratsioonis tekib enammakse (näiteks tasutud sotsiaalmaksu avansiliste maksete tõttu), tagastab EMTA enammakstud summa üldjuhul mõne nädala kuni 30 päeva jooksul pärast deklaratsiooni kinnitamist teie isiklikule pangakontole. Veenduge enne esitamist, et e-MTA-s märgitud kontonumber on kehtiv.
Soovite FIE raamatupidamist korras hoida ja deklaratsiooni õigeaegselt esitada?
Broneerige tasuta 30-minutiline konsultatsioon. Aitame seadistada teie tulude ja kulude registri, vaatame üle lubatud mahaarvamised ning aitame koostada korrektse vormi A ja E tuludeklaratsiooni.