Igakuine raamatupidamine Eesti väikeettevõtetele
Praktiline juhend igakuiseks raamatupidamiseks Eesti väikeettevõttele (OÜ) – seadusega kehtestatud kohustused, tavapäraste tehingute käsitlemine, käibemaksukohustuslaseks registreerimine ja väikeettevõtte tüüpiline arvestuskuu.
5 peamist asja, mida Eesti väikeettevõte peab raamatupidamisest teadma
Raamatupidamise seaduse kohaselt on igal OÜ-l kohustus pidada nõuetekohast kahekordset raamatupidamist alates äriregistrisse kandmise kuupäevast. Raamatupidamise sisseseadmisega ei või oodata tulu tekkimiseni – seadusest tulenev kohustus algab esimesest päevast.
Majandusaasta aruanne tuleb äriregistrile esitada 6 kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu (kui majandusaasta lõpeb 31. detsembril, siis 30. juuniks), sõltumata sellest, kas ettevõttel oli tulusid, kulusid või tegevust. Tegevuseta ettevõte esitab nullaruande.
Käibemaksukohustuslaseks registreerimine muutub kohustuslikuks, kui maksustatav käive, mille tekkimise koht on Eesti, ületab kalendriaasta algusest arvates 40 000 eurot. See ei ole libisev 12 kuu piirmäär. Sellest hetkest lisandub tehingutele 24% käibemaksumäär ja esitatakse igakuine KMD.
Raamatupidamise seaduse kohaselt peab iga raamatupidamiskande aluseks olema nõuetekohane algdokument. Sularahaostud, kütusetšekid, restoraniarved – igal kulutusel peab olema kuupäevastatud arve või tšekk. Dokumente tuleb säilitada 7 aastat majandusaasta lõpust.
OÜ omanik ei või kanda raha ettevõtte kontolt oma isiklikule kontole ilma maksu- ja õiguslike tagajärgedeta. Väljamaksetel peab olema selge õiguslik ja raamatupidamislik alus: töötasu, juhatuse liikme tasu, dividend, kuluhüvitis, laen või tegeliku kohustuse tagasimakse.
Millist raamatupidamist Eesti väikeettevõte tegelikult vajab? Väikese tehingumahuga, töötajateta ja alla 40 000 € käibega ettevõttele piisab igakuisest raamatupidamisest (arvete ja pangatehingute kajastamine), majandusaasta aruande koostamisest ning suhtlusest Maksu- ja Tolliametiga (EMTA). Käibemaksukohustuslasena lisandub igakuine KMD ning töötajate palkamisel TSD deklaratsioon. Seaduslik miinimum on korras raamatupidamisarvestus ja majandusaasta aruanne – kõik muu sõltub äritegevusest.
Eesti väikeettevõtte (OÜ) seaduslikud kohustused
Täielik ülevaade sellest, mida ja millal tuleb teha
Kohustuste täielik koondtabel
Allolevad kohustused kehtivad tavapärasele Eesti osaühingule. Mitte kõik kohustused ei kehti igale ettevõttele – kontrollige hoolikalt veergu „Millal kohaldub”.
| Kohustus | Millal kohaldub | Tähtaeg | Tagajärg rikkumisel |
|---|---|---|---|
| Kahekordse raamatupidamise pidamine | Iga OÜ | Pidev; arvestus peab olema ajakohane ja täielik | EMTA võib määrata ettekirjutuse; juhatuse liige võib kanda isiklikku vastutust puuduvate kirjete eest |
| Algdokumentide säilitamine (arved, tšekid, lepingud) | Iga OÜ | 7 aastat majandusaasta lõpust | EMTA nõutud dokumentide puudumisel võidakse kulude mahaarvamine keelata |
| Majandusaasta aruande esitamine | Iga OÜ, ka tegevuse puudumisel | 30. juuni (või 6 kuud pärast majandusaasta lõppu) | Registripidaja lisatähtaja eiramisel ja vähemalt 3 kuu möödumisel seadusjärgsest tähtajast on võimalik äriregistrist sundkustutamine |
| KMD (käibedeklaratsiooni) esitamine | KM-kohustuslane OÜ | Järgneva kuu 20. kuupäev | Sunniraha määramine; tähtajaks tasumata käibemaksult arvestatakse intressi 0,06% päevas |
| TSD (tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsiooni) esitamine | Väljamaksete, maksustatavate erisoodustuste või muude deklareeritavate tehingute korral (sh töötasu, dividendid, ettevõtlusega mitteseotud kulud); sotsiaalmaksu kuumäära kohustus | Järgneva kuu 10. kuupäev | 0,06% päevaintress tasumata sotsiaal- ja tulumaksult |
| Töötajate registreerimine töötamise registris (TÖR) | Töötajate või juhatuse liikmete tasustamisel / tööle asumisel | Hiljemalt töökohustuste alustamise hetkeks | Maksuhalduri sanktsioonid ja trahvid nõuete rikkumise eest |
| Dividendide deklareerimine TSD lisas 7 | Kui OÜ maksab välja dividende | Väljamaksele järgneva kuu 10. kuupäev | 0,06% päevaintress tasumata 22/78 tulumaksult |
| Käibemaksukohustuslaseks registreerimine (KM-R taotlus) | Kui maksustatav käive Eestis ületab kalendriaasta algusest 40 000 eurot | 3 tööpäeva jooksul alates kohustuse tekkimisest | EMTA võib tagasiulatuvalt arvestada käibemaksu alates piirmäära ületamise päevast |
Mida tähendab „väikeettevõte” Eesti kontekstis
Eesti raamatupidamise seaduses on määratletud mikroettevõtja kategooria: aruandekuupäeval ei ületa rohkem kui üks näitaja järgmistest: varad kokku 450 000 €, müügitulu 900 000 € ja keskmine töötajate arv 10. Mikroettevõtjad saavad koostada lihtsustatud majandusaasta aruannet ning on vabastatud teatud avalikustamisnõuetest.
Samas mõjutab mikroettevõtja staatus ainult majandusaasta aruande formaati. See ei muuda põhilisi raamatupidamiskohustusi (kahekordne arvestus, algdokumendid, 7-aastane säilitamistähtaeg) ega EMTA deklaratsioonide (TSD, KMD) esitamise nõudeid, mis tekivad ettevõtte äritegevusest.
| Kategooria | Kriteeriumid (kuni 1 näitaja ületatud) | Majandusaasta aruande formaat | Peamine lihtsustus |
|---|---|---|---|
| Mikroettevõtja | Vähemalt kaks näitajat ei ületa: varad ≤ 450 000 €; müügitulu ≤ 900 000 €; keskmine töötajate arv ≤ 10 | Lühendatud raamatupidamise aastaaruanne mikroettevõtja lisadega | Tegevusaruannet ega rahavoogude aruannet ei nõuta |
| Väikeettevõtja | Vähemalt kaks näitajat ei ületa: varad ≤ 7,5 mln €; müügitulu ≤ 15 mln €; keskmine töötajate arv ≤ 50 | Lühendatud aruanne – vähendatud lisad võrreldes täismahuga | Võib esitada lühendatud aruande; rahavoogude ja omakapitali muutuste aruannet ei nõuta |
| Keskmise suurusega ettevõtja | Vähemalt kaks näitajat ei ületa: varad ≤ 25 mln €; müügitulu ≤ 50 mln €; keskmine töötajate arv ≤ 250 | Täismahus tavapärane aruanne | Täismahus lisad, tegevusaruanne ja rahavoogude aruanne |
| Suurettevõtja / avaliku huvi üksus | Ületab vähemalt kahte keskmise suurusega ettevõtja näitajat (varad 25 mln €, müügitulu 50 mln €, töötajaid 250) | Täismahus aruanne kõigi lisade ja tegevusaruandega | Auditeerimiskohustus tuleneb audiitortegevuse seaduse kriteeriumidest ja avaliku huvi nõuetest |
Tavalised tehingud ja nende kajastamine
Müük, ost, kuludokumendid, sularahamaksed ja väljamaksed omanikule: arvestus ja käibemaksukäsitlus
Tehingute koondtabel
Allolev tabel käsitleb Eesti väikeettevõtte kõige tavalisemaid tehinguid. Igal tehingul on konkreetne raamatupidamislik kord, käibemaksukäsitlus ja nõutav algdokument vastavalt Eesti seadustele ja EMTA juhistele.
| Tehingu tüüp | Raamatupidamislik käsitlus | Käibemaksukäsitlus | Vajalik algdokument |
|---|---|---|---|
| Müügiarve Eesti B2B kliendile | Müügitulu kauba/teenuse üleandmise kuul | 24% käibemaks (kui ettevõte on KM-kohustuslane) | Käibemaksuseaduse nõuetele vastav arve; allkiri ei ole üldjuhul nõutav, kliendi KMKR number märgitakse vajadusel |
| Müügiarve Eesti eraisikule | Müügitulu teenuse osutamise või kauba üleandmise kuul | 24% käibemaks (kui ettevõte on KM-kohustuslane) | Müügiarve summaga; erakliendi puhul KMKR numbrit ei nõuta |
| Müük EL-i B2B kliendile | Müügitulu tekkepõhiselt tehingu toimumise kuul | B2B teenuste puhul on tekkekoht reeglina kliendi asukohariik ja kohaldub pöördmaksustamine; kaubal kohaldub ühendusesisene käive | Müügiarve + kliendi KMKR numbri kehtivuse kontroll VIES-is |
| Müük väljaspool EL-i asuvale kliendile | Tulu kajastatakse vastavate tulude kajastamise kriteeriumide täitmisel | Käibemaksukäsitlus sõltub kaubast/teenusest, kliendi staatusest ja käibe tekkekoha või ekspordi reeglitest | Arve vastava maksuviitega; kaupade ekspordi puhul tollideklaratsioon ja ekspordi tõendid |
| Ostuarve Eesti tarnijalt (käibemaksuga) | Kulu või vara kajastamine kauba/teenuse tarbimisel vastavalt tekkepõhisele arvestusele | Sisendkäibemaksu mahaarvamine, kui ost on seotud ettevõtlusega ja vastab mahaarvamise tingimustele | Nõuetekohane arve tarnija andmete, KMKR numbri ja ostja andmetega |
| Sularahaost tšekiga (nt ehituspood) | Kulu või vara kajastamine vastavalt ostu olemusele ja arvestuspõhimõtetele | Sisendkäibemaksu mahaarvamine vaid nõuetele vastava arve/tšeki olemasolul | Käibemaksuseaduse nõuetele vastav arve või lihtsustatud arve nõuetele vastav kassatšekk |
| Pangatehingute tasud ja intressid | Finantskulu | Käibemaksuvaba (pangateenused on maksuvabad) | Pangakonto väljavõte tehingu tasuga |
| Omanikule töötasu maksmine | Palgakulu; ettevõtte sotsiaalmaks lisandub | Palgamaksetele käibemaksu ei lisandu | Tööleping; TSD deklaratsioon väljamaksete kinnituseks |
| Juhatuse liikme tasu maksmine | Juhtkonna tasu kulu; sotsiaalmaks lisandub | Juhatuse liikme tasule käibemaksu ei lisandu | Osanike otsus (või nõukogu otsus); juhatuse liikme leping; esitatud TSD |
| Dividendide maksmine osanikule | Eelmiste perioodide jaotamata kasumi jaotamine | Ettevõtte tulumaks 22/78 netodividendilt | Osanike otsus kinnitatud majandusaasta aruande alusel; TSD lisa 7 / INF 1 deklareerimine; maksekorraldus |
Näidiskanded teenusettevõtte (OÜ) raamatupidamises
Allpool on toodud neli levinumat raamatupidamiskannet Eesti teenusettevõttele – konsultatsioonifirma igakuised müügiarved, ostukulud ning juhatuse liikme tasu.
Müügiarve: 1000 € teenus + 24% käibemaks Eesti B2B kliendile
| Konto | Deebet (D) | Kreedit (K) |
|---|---|---|
| Nõuded ostjate vastu | 1 240,00 € | |
| Müügitulu – teenused | 1 000,00 € | |
| Käibemaksuvõlg – KMD | 240,00 € |
* Arve esitatud; 1000 € tulu kajastatud teenuse osutamise kuul; 240 € käibemaks tasumisele EMTA-le järgmise kuu 20. kuupäevaks. Käibemaksumäär on alates 1. juulist 2025 24%.
Ostuarve: 500 € + 24% käibemaks Eesti tarnijalt
| Konto | Deebet (D) | Kreedit (K) |
|---|---|---|
| Teenuste kulu | 500,00 € | |
| Sisendkäibemaks (tagasinõutav käibemaks) | 120,00 € | |
| Võlad tarnijatele | 620,00 € |
* Sisendkäibemaks 120 € arvatakse KMD-l maha (vähendab EMTA-le makstavat käibemaksu). Eeldab nõuetekohast tarnija arvet koos KMKR numbriga. Sisendkäibemaksu saab tagasi arvestada vaid juhul, kui ettevõte ise on KM-kohustuslane.
Juhatuse liikme tasu: 1500 € bruto
| Konto | Deebet (D) | Kreedit (K) |
|---|---|---|
| Juhatuse liikme tasu kulu (bruto 1500 €; maksuvaba tulu ei arvestata; kogumispensioni makset ei arvestata) | 1 500,00 € | |
| Sotsiaalmaksukulu (33%) | 495,00 € | |
| Kinnipeetud tulumaks (22%; tasumisele EMTA-le) | 330,00 € | |
| Netomakse juhatuse liikmele | 1 170,00 € | |
| Sotsiaalmaksuvõlg (EMTA) | 495,00 € |
* Juhatuse liikme tasu deklareeritakse TSD-l, kuid seda ei maksustata identselt tavapärase töölepingulise palgaga. Kohaldub sotsiaalmaks, samas töötuskindlustusmakseid juhatuse liikme tasult reeglina ei tasuta. TSD esitatakse järgneva kuu 10. kuupäevaks.
Käibemaks: millal see on vajalik ja mida see tähendab
40 000 € piirmäär, kohustuslik registreerimine ja muutused käibemaksukohustuslaseks saamisel
40 000 € käibemaksukohustuse piirmäär
Käibemaksukohustuslaseks registreerimise kohustus tekib reeglina siis, kui maksustatav käive, mille tekkimise koht on Eesti, ületab kalendriaasta algusest arvates 40 000 eurot. Piirmäär lähtestub iga kalendriaasta alguses; seda ei arvestata libiseva 12 kuu alusel. Piirmäära ületamisel tuleb esitada KM-R avaldus EMTA-le, tavapäraselt 3 tööpäeva jooksul alates kohustuse tekkimisest.
Maksustatava käibe hulka arvatakse kõik käibemaksuga maksustatavad kaubad ja teenused (sh EL-i 0% määraga eksport), kuid välja arvatakse maksuvaba käive (nt kindlustus, finantsteenused, tervishoid). Arvesse läheb müük Eesti eraisikutele ja müük EL-i käibemaksukohustuslastele (pöördmaksustamine). Müüki väljapoole EL-i üldreegli järgi piirmäära sisse ei loeta.
Käibe jälgimine ja käibemaksukohustuse tekkimise näide: veebidisaini OÜ
Juuli 2023: 3 200 € (Eesti B2B kliendid)
August–detsember 2023: 3 500 €/kuus × 5 = 17 500 €
Jaanuar–juuni 2024: 3 800 €/kuus × 6 = 22 800 €
Käive 2024. kalendriaasta algusest seisuga 30. juuni:
Jaanuar – juuni 2024: ületab 40 000 € piirmäära
Käibemaksukohustuslaseks registreerimise taotlus (KM-R) tuleb esitada EMTA-le 3 tööpäeva jooksul pärast 40 000 € ületamist
Alates registreerimise kuupäevast: lisandub 24% käibemaks kõigile maksustatavatele tehingutele
Esimene KMD tähtaeg: registreerimisele järgneva kuu 20. kuupäev
* Jälgige oma kalendriaasta käivet regulaarselt, kui see läheneb 30 000 eurole
* Vabatahtlik registreerimine on võimalik ka enne piirmäära saavutamist – eriti kasulik B2B ettevõtetele
* Vabatahtlik registreerimine võimaldab sisendkäibemaksu tagasi küsida tehtud ostudelt
Enne ja pärast käibemaksukohustust: mis muutub
| Valdkond | Enne registreerimist (KM-kohustuseta) | Pärast registreerimist (KM-kohustuslane) |
|---|---|---|
| Arved Eesti klientidele | Arve ilma käibemaksuta; käibemaksu ei lisandu | Netohinnale lisandub 24% käibemaks; arvel näidatakse käibemaksusumma ja KMKR number |
| Arved EL-i B2B klientidele | Tavaliste B2B teenuste puhul võib pöördmaksustamine kohalduda ka ilma täieliku siseriikliku KM-kohustuseta; kaubatarne järgib erireegleid | Kvalifitseeruvate B2B teenuste puhul: pöördmaksustamine, EE KMKR number, deklareerimine KMD-l ja VD-l; kaubatarne järgib ühendusesisese käibe reegleid |
| Igakuised EMTA deklaratsioonid | Üldjuhul KMD esitamise kohustus puudub (kui pole piiratud maksukohustust või ekslikku KM näitamist) | KMD esitatakse iga kuu 20. kuupäevaks, ka nullkäibe korral |
| Ostuarved käibemaksuga | Sisendkäibemaksu tagasi ei saa – käibemaks on ettevõtte kulu | Ettevõtlusega seotud ostudelt saab sisendkäibemaksu maha arvata; vähendab tasumisele kuuluvat käibemaksu |
| Rahavoog ja hinnakujundus | Madalam lõpphind eraklientidele (eelis B2C turul) | B2C klientidele tõuseb hind käibemaksu võrra; B2B kliendid saavad käibemaksu tagasi küsida |
| Raamatupidamise keerukus | Lihtsam – käibemaksukontosid ei ole vaja hallata | Nõuab käibemaksu deebet- ja kreeditkontode pidamist ning igakuist vastavusse viimist |
| Aruandlus EMTA-le ja registrile | Majandusaasta aruanne äriregistrile; TSD vajadusel väljamaksete korral | Igakuine KMD EMTA-le; majandusaasta aruanne äriregistrile; TSD vajadusel väljamaksete korral |
Kui kõik teie kliendid on käibemaksukohustuslased Eesti või EL-i ettevõtted, on vabatahtlik registreerimine alla 40 000 € piirmäära sageli kasulik. Teie kliendid saavad arvele lisatud käibemaksu tagasi küsida (teenus ei muutu neile kallimaks), samal ajal kui teie saate tagasi küsida sisendkäibemaksu oma ostudelt – bürootarbed, tarkvaralitsentsid, seadmed ja raamatupidamisteenused. Väikeettevõttele, kelle aastased kulud on näiteks 20 000 €, võib sisendkäibemaksu sääst ulatuda 4800 euroni aastas (24% 20 000 eurolt).
Väljamaksed omanikule: palk, juhatuse liikme tasu ja dividendid
Kolm peamist viisi raha väljavõtmiseks Eesti OÜ-st ja nende maksustamine
Raha ei saa ettevõttest lihtsalt isiklikule kontole kanda
Väikeettevõtjate levinud viga on käsitleda ettevõtte pangakontot isikliku rahakotina – võttes raha välja ilma korrektse õigusliku vormistuseta. Eesti seaduste kohaselt peab igal OÜ väljamaksel omanikule olema kindel määratlus: töötasu, juhatuse liikme tasu, laen (mis tuleb tagasi maksta) või dividend. Põhjendamata väljamakseid käsitletakse maksuhalduri poolt varjatud jaotatud kasumina ja maksustatakse täies mahus.
| Väljamakse viis | OÜ maksukoormus | Omaniku netotulu | Milleks sobib | Märkused |
|---|---|---|---|---|
| Töötasu (tööleping) | Sotsiaalmaks 33% + tööandja töötuskindlustus 0,8% brutotasult | Brutotasu miinus töötaja töötuskindlustus, kogumispension (II sammas) ja 22% tulumaks pärast lubatud mahaarvamisi ja maksuvaba tulu | Regulaarne igakuine sissetulek; tagab ravikindlustuse ja kogub pensioni | Nõuab töölepingut ja registreerimist TÖR-is; TSD esitatakse iga kuu 10. kuupäevaks |
| Juhatuse liikme tasu | Üldreeglina 33% sotsiaalmaks; tööandja töötuskindlustusmakset ei lisandu | Brutotasu miinus võimalik kogumispension ja 22% tulumaks pärast maksuvaba tulu; töötaja töötuskindlustust ei peeta kinni | Paindlik – võib maksta ühekordselt või igakuiselt ilma töölepinguta | Nõuab osanike otsust ja juhatuse liikme lepingut; deklareeritakse TSD-l juhatuse liikme koodiga |
| Dividendide jaotamine | Ettevõtte tulumaks 22/78 netodividendilt (vastab 22%-le brutosummast) | Netodividend täies mahus kätte; Eesti residendist eraisikule täiendavat tulumaksu ei lisandu | Maksuefektiivne suuremate summade väljavõtmisel; sotsiaalmaksu ei lisandu | Eeldab kinnitatud majandusaasta aruannet ja jaotatava kasumi olemasolu; deklareeritakse TSD lisas 7 ja INF 1-l |
| Laen omanikule | Tuleb arvestada äriseadustikus sätestatud laenukeelde ja turutingimusi | Ei ole lubatud juhtudel, kui äriseadustik laenu andmist keelab | Ainult seadusega lubatud tehingute ja laenusaajate puhul | OÜ ei või anda laenu oma osanikule, kelle osa esindab üle 5% osakapitalist, ega juhatuse liikmele. Keelatud laenutehingud on tühised. |
Milline viis on OÜ omanikule maksuefektiivseim?
Väljamaksete võrdlus – 1000 € netotulu väljavõtmine OÜ-st
Variant 1: Töötasu brutona 1000 €
Tööandja sotsiaalmaks (33%): OÜ tasub lisaks 330 € = OÜ kogukulu 1 330 €
Töötaja tulumaks (22% summalt 1000 € − 700 € maksuvaba tulu): 22% × 300 € = 66 €
Töötuskindlustus (1,6%): 16 €
Omanik saab kätte: 1000 € − 66 € − 16 € = 918 €
OÜ kogukulu omaniku 918 € kättesaamiseks: 1 330 €
Variant 2: Juhatuse liikme tasu brutona 1000 €
Sarnane maksustamine nagu palgal, kuid ilma töötuskindlustusmakseteta
Omanik saab kätte ca 934 € | OÜ kogukulu: 1 330 €
Variant 3: Dividend netona 1000 € (brutodividend = 1000 € × 22/78 = ca 1282 €)
Ettevõtte tulumaks 22/78: 282,05 € tasub OÜ maksuametile
Omanik saab kätte: 1 000 € netona (Eesti residendist füüsilisele isikule lisa tulumaksu ei kaasne)
OÜ kogukulu omanikule 1000 € tagamiseks: ca 1 282 €
Dividendid on maksuefektiivsemad, kuna sotsiaalmaksu ei lisandu.
KUID: dividendide maksmine eeldab jaotamata kasumi olemasolu bilansis.
Palk tagab II samba pensioni ja ravikindlustuse; dividend seda ei tee.
Optimaalne strateegia: minimaalne tasu (ravikindlustuse tagamiseks) ning ülejäänud kasum dividendidena.
Eestis on Tervisekassa ravikindlustus seotud sotsiaalmaksu tasumisega. Ravikindlustuse kehtivuse tagamiseks tuleb sotsiaalmaksu maksta vähemalt sotsiaalmaksu kuumääralt (või alampalgalt). Kui maksate endale juhatuse liikme tasu või töötasu vähemalt miinimummääras, tagab sellelt makstud sotsiaalmaks ravikindlustuse kehtivuse. Omanikud, kes maksavad endale ainult dividende ega saa töötasu, võivad ravikindlustuse kaotada, kui neil puudub muu kindlustuskaitse alus.
Osa 5 – Algdokumentide säilitamine ja arhiveerimine
Milliseid dokumente säilitada, kui kaua ja millises formaadis
7-aastane reegel ja selle kohaldamine
Raamatupidamise seadus nõuab kõigi raamatupidamisdokumentide säilitamist vähemalt 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil kanne tehti. Ettevõttel, kelle majandusaasta lõpeb 31. detsembril, tuleb 2024. aasta kviitungeid säilitada vähemalt 31. detsembrini 2031. Algdokumentide hulka kuuluvad lisaks arvetele ka lepingud, pangaväljavõtted, palgalehed ja muud kandeid tõendavad dokumendid.
| Dokumendi tüüp | Säilitamistähtaeg | Aktsepteeritav formaat | Kus säilitatakse |
|---|---|---|---|
| Väljastatud müügiarved | 7 aastat majandusaasta lõpust | Originaal või digitaalne koopia / PDF | OÜ – raamatupidamistarkvaras või turvalises arhiivis |
| Saadud ostuarved | 7 aastat majandusaasta lõpust | Originaalpaber või digitaalne PDF/XML | OÜ – kuupäeva või tarnija järgi arhiveeritud |
| Pangaväljavõtted | 7 aastat | Elektrooniline väljavõte või väljatrükk | OÜ – pangaportaalides reeglina kättesaadav 5 aastat; soovitatav alla laadida ja salvestada |
| Töölepingud | Töösuhte kestus + 10 aastat | Allkirjastatud originaal või digiallkirjastatud fail | OÜ – personalitoimikus |
| Palgalehed ja TSD deklaratsioonid | 7 aastat esitamisest | Elektrooniline kirje e-MTA portaalis ja ettevõtte arhiivis | EMTA hoiab esitatud deklaratsioone; OÜ säilitab oma koopia |
| Kassatšekid ja sularahakviitungid | 7 aastat | Originaali skaneering või kvaliteetne foto | OÜ – digiteeritult mobiilirakenduses või pilvekaustas |
| Üüri- ja teenuslepingud | Lepingu kehtivus + 7 aastat | Originaal või digitaalselt allkirjastatud leping | OÜ – lepingute arhiiv |
| Esitatud majandusaasta aruanded | Alaliselt | Kinnitatud koopia e-Äriregistrist | Kättesaadav äriregistris alaliselt; säilitage ka ettevõtte enda arhiivis |
Digitaalne dokumendihaldus – Eestis täielikult seaduslik
Eesti aktsepteerib täielikult digitaalset arhiveerimist. Raamatupidamise seadus lubab säilitada raamatupidamisdokumente elektroonsel kujul eeldusel, et need on loetavad, nende autentsus ja sisu muutmatus on tagatud ning neile on tagatud ligipääs kogu säilitustähtaja jooksul. Nutitelefoniga pildistatud ja Google Drive’i või Dropboxi salvestatud tšekk vastab nõuetele – tingimusel, et foto on selge ja kõik kohustuslikud väljad (tarnija nimi, kuupäev, summa, käibemaks) on loetavad.
Pildistage iga kviitung kohe pärast ostu sooritamist. Termopaber tuhmub kiiresti – digiteerige kohe.
Edastage saabunud e-arved otse oma raamatupidamise e-posti aadressile. Ärge kustutage tarnija e-kirju.
Üks ühine pilvekaust, mis on struktureeritud aasta ja kuu järgi. Igal failil selge nimi: AASTAKUU-Tarnija-Summa.pdf
Kasutage ettevõtluskuludeks alati ettevõtte pangakaarti (LHV, SEB, Swedbank jt) – pangaväljavõte toimib täiendava tõendina.