Sisseostetud raamatupidamine Eesti OÜ-dele
Professionaalne sisseostetud raamatupidamine Eesti ettevõtetele: mida see hõlmab, kuidas igakuine töövoog toimib, kellele see sobib, erinevus täielikust arvestuse sisseostmisest ja kuidas üle minna ise tegemiselt või varasemalt raamatupidajalt.
Mida sisseostetud raamatupidamine hõlmab
Iga müügiarve, ostuarve, pangamakse ja kviitung sisestatakse kahekordse kirjendamise kannena Merit Aktivasse. Igale kandele määratakse õige kontokood, käibemaksukäsitlus ja algdokumendi viide, vastavalt raamatupidamise seadusele.
Viime iga pangaväljavõtte rea vastavusse vastava pearaamatu kandega. Raamatupidamissüsteemi lõppsaldo peab täpselt vastama tegelikule pangasaldole. Lahknevused uuritakse ja lahendatakse enne kuu lõpu sulgemist.
Ettevõte peab oma tegevusele ja raamatupidamispõhimõtetele vastavat kontoplaani. Eesti finantsaruandluse standard (RTJ) ei näe ette universaalset kohustuslikku kontokoodide plaanis. Õiged kontokoodid esimesest päevast tähendavad puhtamaid aastaaruandeid.
Raamatupidamise seaduse kohaselt vajab iga raamatupidamiskanne algdokumenti. Lisame igale kandele Merit Aktivas vastava arve, kviitungi või pangaandmed, luues auditeeritava, otsitava arhiivi, mis vastab 7-aastasele säilitamisnõudele.
Kuu lõpus esitame tasakaalus proovibilansi, mis kinnitab, et kõik kontod on korrektselt sisestatud. Proovibilanss on KMD esitamise, TSD esitamise ja aastaaruande koostamise alus, mis kõik sõltuvad täpsest aluseks olevast raamatupidamisest.
Kui teie või mõni teine raamatupidaja tegeleb EMTA deklaratsioonidega, esitame igal kuul puhta proovibilansi ja pearaamatu ekspordi. Üleandmine on struktureeritud nii, et teie deklaratsioonide raamatupidaja saab TSD ja KMD lõpetada ilma andmete tagaajamise või kannete parandamiseta.
Mis on sisseostetud raamatupidamine ja mis see ei ole? Sisseostetud raamatupidamine on teie pearaamatu professionaalne pidamine: tehingute korrektne sisestamine, pangakontode rekonstrueerimine ja puhta raamatupidamise esitamine igal kuul. See ei ole täielik arvestusteenus. EMTA deklaratsioonid (TSD, KMD), aastaaruanded ja palgaarvestus on eraldi teenused. Ainult raamatupidamine sobib lihtsatele OÜ-dele, kus omanik tegeleb deklaratsioonidega, või kus deklaratsioonide jaoks on juba palgatud eraldi raamatupidaja.
Teenuse täielik ulatus
Mis sisaldub sisseostetud raamatupidamises ja mis nõuab täielikku arvestuspaketti
Ulatuse viitetabel
Allolev tabel näitab täpselt, mis on ja mis ei ole ainult raamatupidamise teenuses. Rohelised read on kaasatud; punased read nõuavad täiendust täielikule igakuisele arvestuspaketile või konkreetset lisateenust.
| Ülesanne | Kaasatud? | Märkused |
|---|---|---|
| Kahekordse kirjendamisega tehingute sisestamine (kõik kontod) | ✓ Jah | Kõik tehingud sisestatud asjakohastele kontodele ettevõtte kontoplaani ja raamatupidamispõhimõtete kohaselt |
| Müügiarvete kajastamine koos käibemaksu klassifikatsiooniga | ✓ Jah | Käibemaksukäsitlus määratakse vastavalt tarne tüübile, tarnekoha reeglitele, kliendi staatusele ja kohaldatavale käibemaksumäärale või vabastusele |
| Ostuarve te kajastamine koos sisendkäibemaksuga | ✓ Jah | Sisendkäibemaks tuvastatud ja märgitud tagasinõudmiseks KMD-l (kui OÜ on käibemaksukohustuslane) |
| Pangaväljavõtte rekonstrueerimine (kõik kontod) | ✓ Jah | Iga pangaväljavõtte rida vastavusse viidud pearaamatu kandega; vastamata kirjed teatatud samal päeval |
| Sularahakviitungite ja kulukviitungite sisestamine | ✓ Jah | Kütusekviitungid, kassatšekid, sularahaostud, sisestatud õige kulukonto ja käibemaksuga |
| Palgaarvestuse pearaamatu kanded (ainult sisestamine) | ✓ Jah | Palk, sotsiaalmaks, tulumaks, töötuskindlustus ja netomakse kanded sisestatud, mis ei sisalda TSD arvutamist ega esitamist |
| Põhivara register ja amortisatsioonikanded | ✓ Jah | RTJ 5: igakuine amortisatsioon sisestatud; vara soetamised ja võõrandamised kajastatud |
| Kuu lõpu proovibilanss ja kontode ülevaatus | ✓ Jah | Tasakaalus proovibilanss esitatud iga perioodi sulgemisega; ebatavalised saldod teatatud |
| EMTA KMD (käibemaksudeklaratsioon) esitamine | ✗ Ei ole kaasatud | Saadaval lisateenusena €80/kuus; nõutav käibemaksukohustuslastele OÜ-dele |
| EMTA TSD (palgaarvestuse deklaratsioon) esitamine | ✗ Ei ole kaasatud | Saadaval täielikus igakuises arvestuspaketis alates €150/kuus |
| Palgaarvestuse arvutamine (bruto → neto, sotsiaalmaks) | ✗ Ei ole kaasatud | Saadaval täielikus igakuises arvestuspaketis |
| Töötamise registri uuendused | ✗ Ei ole kaasatud | Saadaval täielikus igakuises arvestuspaketis |
| Aastaaruande koostamine ja esitamine | ✗ Ei ole kaasatud | Saadaval €400 ühekordse lisateenusena |
| Juhtimiskasumiaruanne ja bilansiaruanded | ✗ Ei ole kaasatud | Proovibilanss saadaval; vormindatud aruanded täispaketis |
| EMTA kirjavahetuse haldamine | ✗ Ei ole kaasatud | Saadaval täielikus igakuises arvestuspaketis |
Igakuine arvestuspakett (alates €150/kuus) sisaldab raamatupidamist pluss KMD, TSD, palgaarvestust, töötamise registrit ja aastaaruannet. Ainult raamatupidamise teenus (alates €100/kuus) on €50/kuus sääst, kuid nõuab, et teie või mõni teine raamatupidaja tegeleks kõigi EMTA deklaratsioonidega. Iga OÜ jaoks, kellel on käibemaksukohustus või töötajad, on täispakett peaaegu alati parem valik: deklaratsioonide keerukus ja tähtaja risk kaaluvad üles kulude kokkuhoiu.
Kellele sisseostetud raamatupidamine kõige paremini sobib
OÜ profiilid, kus ainult raamatupidamine töötab ja kus mitte
Sobivus OÜ profiili järgi
| Äriprofiil | Ainult raamatupidamine | Täielik arvestus | Miks |
|---|---|---|---|
| E-residendist OÜ, ei ole käibemaksukohustuslane, töötajaid pole, väike maht | ✓ Jah | Valikuline | KMD-d ei esitata, kui ettevõttel puudub käibemaksu aruandluskohustus, ja null-TSD ei ole üldjuhul nõutav, kui aruandekohustuslikke makseid või maksustatavaid soodustusi ei ole; ainult raamatupidamine katab pearaamatu |
| Väike OÜ, ei ole käibemaksukohustuslane, 1–2 töötajat | ✓ ettevaatusega | Soovitatav | TSD esitamine palgaarvestuse jaoks lisab keerukust: täielik arvestus on turvalisem, kui omanik ei ole TSD-ga kindel |
| Käibemaksukohustuslasest OÜ – mis tahes suurus | Võib olla piisav, kui KMD koostamine ja esitamine on eraldi käsitletud | Soovitatav | KMD tuleb üldjuhul esitada igakuiselt 20. kuupäevaks seni, kuni käibemaksukohustuslasena registreerimine kehtib; Eesti seadus ei nõua, et deklaratsiooni koostaks või esitaks litsentseeritud raamatupidaja |
| Aktiivne kauplemisega OÜ, suur arvete maht | ✓ kui deklareerimine on eraldi käsitletud | Soovitatav | Ainult raamatupidamine töötab, kui KMD/TSD-d haldab teine raamatupidaja; parem on konsolideerida |
| Idustartup, kes vajab investoritele valmis raamatupidamist | ✗ Ebapiisav | Nõutav | Investorid võivad nõuda juhtimisaruandlust ja asjakohast omakapitali arvestust. IFRS ei ole automaatselt nõutav; Eesti OÜ võib koostada seadusjärgsed raamatupidamisaruanded Eesti finantsaruandluse standardi kohaselt, kui IFRS ei ole nõutav või valitud, kus lubatud, kõik täisteenuses |
| OÜ segaste varasemate andmetega, vajab korrastamist | Esmalt korrastamine, seejärel kumbki | Korrastamine + täisteenus | Korrastamine on eeltingimus; pärast seda täielik arvestus hoiab ära kordumise |
Raamatupidamise ja deklaratsioonide jagamise koordineerimise risk
Kui raamatupidamist ja EMTA deklaratsioone haldavad kaks erinevat osapoolt – raamatupidaja pearaamatu jaoks ja raamatupidaja deklaratsioonide jaoks – tekitavad koordineerimislüngad vastavusriski. Kõige levinum probleem: raamatupidaja sisestab tehingu valesti (vale käibemaksu klassifikatsioon, vale konto) ja deklaratsioonide raamatupidaja ei avasta seda, kuna usaldab raamatupidamise andmeid. Sellest tulenev KMD viga tähendab kas ülearu nõutud sisendkäibemaksu (EMTA võib järelmaksustada) või alanõutud (kaotatud raha).
| Riskivaldkond | Üks teenusepakkuja (raamatupidamine + deklaratsioonid) | Jagatud teenusepakkuja (raamatupidaja + eraldi raamatupidaja) |
|---|---|---|
| Käibemaksu klassifikatsiooni vead | Avastab sama isik enne KMD esitamist | Risk edastada valed käibemaksuandmed deklaratsioonide raamatupidajale |
| Puuduvad arved kuu lõpus | Raamatupidaja teab ja nõuab enne proovibilanssi | Raamatupidaja võib esitada puudulikud andmed; deklaratsioonide raamatupidaja töötab sellega, mis tal on |
| Palgaarvestuse sisestamine vs TSD vastavusse viimine | Palgaarvestuse kanded ja TSD deklaratsioon viib vastavusse sama isik | Palgaarvestuse pearaamatu kanded ei pruugi vastata esitatud TSD-le, mis on auditi risk |
| Aastaaruande täpsus | Kogu aasta raamatupidamine vaadatud üle sama isiku poolt, kes aruande koostab | Aastaaruande koostaja peab üle vaatama ja võib-olla parandama raamatupidaja tööd |
| EMTA päringule vastamine | Ühel isikul on täielik kontekst täpseks vastamiseks | Päring võib nõuda kahe osapoole koostööd; aeglasem vastus |
Igakuine raamatupidamise töövoog
Samm-sammuline juhend: dokumentide kättesaamisest puhta proovibilansi esitamiseni
Igakuine tsükkel
Sisseostetud raamatupidamine järgib struktureeritud igakuist tsüklit, mis põhineb teie dokumentide esitamisel ning meie sisestamis- ja rekonstrueerimisprotsessil. Tsükkel annab puhta, tasakaalus proovibilansi järgmise kuu 10. kuupäevaks, õigeaegselt kõigi KMD või TSD deklaratsioonide jaoks, mis sellest sõltuvad.
Mida te igal kuul saadate ja kuidas
Saadetavad dokumendid ja mis juhtub, kui hilinete
| Dokument | Kuidas saata | Tähtaeg | Mis juhtub, kui hilineb |
|---|---|---|---|
| Pangaväljavõte (kõik kontod) | CSV või PDF, mis on alla laaditud LHV/SEB/Coop internetipangast; e-kiri või üleslaadimine jagatud kausta | Järgmise kuu 5. kuupäevaks | Rekonstrueerimine hilineb; proovibilanss võidakse esitada hiljem |
| Väljastatud müügiarved | Edastage raamatupidamistarkvarast (Merit Aktiva), e-kirja PDF või e-arve automaatselt hõivatud | Jooksvalt väljastamisel; kinnitage kõik väljastatud, kuid süsteemis mitteolevad 5. kuupäevaks | Tulu alahindamine; väljundkäibemaks võib olla KMD perioodi jaoks vale |
| Saadud ostuarved | Edastage tarnija e-kiri; fotografeerige paberarve; laadige PDF üles jagatud kausta | Saabumisel; partii kuu 5. kuupäevaks | Sisendkäibemaks pole hõivatud; kulu alahinnatud; ost pole pangamaksega vastavusse viidud |
| Kulukviitungid (kütus, toitlustus, kontoritarbed) | Fotografeerige telefoniga; saatke e-kirjaga koos kirjeldusega teemareal | Kuu 5. kuupäevaks | Kulud pole sisestatud; kaotatud sisendkäibemaksu tagastus, kui käibemaksukohustuslane |
| Palgasummad (kui töötajaid on ja raamatupidamine sisestab ainult kanded) | E-kiri: bruto palgad, sotsiaalmaksu summad, tehtud netomaksed | 3. kuupäevaks: palgaarvestus tuleb sisestada enne TSD esitamist | Palgaarvestuse kanded valed; TSD esitamine teise osapoole poolt hilineb |
Kontoplaan Eesti OÜ-dele
RTJ-iga kooskõlas olev kontostruktuur, mida kasutatakse kogu raamatupidamises
Miks kontoplaan oluline on
Kontoplaan on raamatupidamise alus: kodeeritud klassifikatsioonisüsteem, mis korraldab iga tehingu. Eestis peab kontoplaan vastenduma RTJ standardse aastaaruande formaadiga, et pearaamat saaks koostada nõuetekohase majandusaasta aruande. Vale kontostruktuuri kasutamine tähendab, et aastaaruanne nõuab käsitsi korrigeerimisi ja ümberklassifitseerimisi, lisades aega ja vea riski.
Kasutame kõigile klientidele RTJ-iga kooskõlas olevat standardset kontoplaani, mis on kohandatud teie konkreetsele ettevõttele (nt eraldi tulukontod erinevate tooteliinide jaoks, kulukontod asjakohaste kategooriate jaoks). Peamised kontogrupid ja tüüpilised koodid on näidatud allpool.
| Kontokood | Konto nimi | Kategooria | Tüüpilised tehingud |
|---|---|---|---|
| 1000 | Raha ja pangakontod | Käibevara | Pangalaekumised, maksed, pangatasud |
| 1020 | Nõuded ostjate vastu | Käibevara | Tasumata müügiarved; klientidelt laekunud maksed |
| 1060 | Käibemaksu ettemaks | Käibevara | Sisendkäibemaks, mida saab KMD-l nõuda; ülemakstud käibemaksu tagastused ootel |
| 1200 | Varud | Käibevara | Laoseisude ostud; müüdud kaubad; netorealiseerimisväärtuse allahindlused (RTJ 4) |
| 1500 | Materiaalne põhivara | Põhivara | Ostetud seadmed, arvutid, sõidukid |
| 1510 | Akumuleeritud amortisatsioon | Kontravara | Igakuised amortisatsioonikanded (RTJ 5) |
| 2000 | Võlad tarnijatele | Lühiajaline kohustus | Tasumata ostuarved; tarnijate maksed |
| 2100 | Käibemaks | Lühiajaline kohustus | Klientidelt kogutud väljundkäibemaks; neto KMD kohustus |
| 2200 | Maksuvõlad | Lühiajaline kohustus | TSD sotsiaalmaks, tulumaks, töötuskindlustus, mis kuulub EMTA-le |
| 2300 | Viitvõlad | Lühiajaline kohustus | Viitpalk, viitintress, edasilükatud tulu |
| 3000 | Osakapital | Omakapital | Osakute emissioonid; esialgne osakapitali sissemakse asutajate poolt määratud summas; OÜ-l ei ole €2 500 seadusjärgset miinimumi |
| 3100 | Jaotamata kasum | Omakapital | Eelmise aasta jaotamata kasum; akumuleeritud kahjumid |
| 4000 | Tulu teenustest | Tulu | Teenusearved; konsultatsioonitasud; SaaS tellimused |
| 4100 | Tulu kaupadest | Tulu | Tootemüük; e-kaubanduse tellimused |
| 5000 | Müüdud kaupade kulu | Tulu kulu | Otsesed materjalid, edasimüügiks ostetud kaubad |
| 6000 | Tööjõukulud | Tegevuskulu | Brutopalgad, tööandja sotsiaalmaks, tööandja töötuskindlustus |
| 6100 | Kontor ja ruumid | Tegevuskulu | Üür, kommunaalkulud, kindlustus, hooldus |
| 6200 | Turundus ja müük | Tegevuskulu | Reklaam, veebileht, müügitööriistad |
| 6300 | Halduskulud | Tegevuskulu | Raamatupidamine, õigusabi, pangatasud, tarkvaratellimused |
| 6400 | Amortisatsioon | Tegevuskulu | Põhivara igakuine amortisatsioon |
Kontotasandil käibemaksu kodeerimine
Merit Aktivas on igal tehingul lisaks kontokoodile ka käibemaksukood. Käibemaksukoodid määravad, millisesse KMD lahtrisse iga tehing läheb. Korrektne käibemaksu kodeerimine raamatupidamise etapis on hädavajalik: valed käibemaksukoodid annavad valed KMD deklaratsioonid isegi siis, kui kontokoodid on õiged.
| Käibemaksukood | Tähendus | KMD lahter | Näidistehing |
|---|---|---|---|
| KM24 | Väljundkäibemaks 24%: standardmääraga müük | Rida 1: maksustatavad tarned 24% | Teenusearve Eesti kliendile: €1 000 + €240 käibemaks |
| KM13 | Väljundkäibemaks 13%: vähendatud määraga müük | Rida 1a: maksustatavad tarned 13% | Majutusteenus või kvalifitseeruv väljaanne |
| KM0 EU | Nullmääraga ELi tarne (pöördmaks) | Rida 2: nullmääraga ELi tarned | IT-teenuse arve Saksa käibemaksukohustuslasest ettevõttele |
| KM0 EX | Nullmääraga eksport väljapoole ELi | Rida 3: eksport | Füüsilised kaubad, mis on eksporditud USA-sse või UAE-sse |
| V24 | Tagasinõutav sisendkäibemaks 24% | Rida 5: mahaarvatav sisendkäibemaks | Ostuarve Eesti käibemaksukohustuslasest tarnijalt |
| V RC | Pöördmaksu sisend (ELi ost) | Rida 6: ELi soetused; väljundmaksu enesehindamine samuti | Tarkvaratellimus Saksa tarnijalt, OÜ hindab käibemaksu ise |
| EI KM | Väljaspool kohaldamisala, käibemaksu pole | Ei ole KMD-l | Arve USA kliendile; pangatasud; palgamaksed |