Contabilidad Online para OÜs Estonias

Para un cliente que usa nuestro servicio de contabilidad externalizada completo, no necesita usar Merit Aktiva en absoluto — nosotros gestionamos toda la introducción de datos y las declaraciones dentro del sistema. Su interacción se limita al portal del cliente de solo lectura, donde puede ver su PyG, balance y facturas emitidas. El portal no requiere conocimientos contables — es simplemente un panel que muestra su posición financiera. Si quiere aprender Merit Aktiva de forma más activa (por ejemplo, para emitir sus propias facturas directamente en el sistema), Merit Aktiva proporciona tutoriales en estonio y estamos disponibles para guiarle a través del módulo de facturas en una llamada con pantalla compartida de 15 minutos. La mayoría de los clientes se familiarizan con la navegación básica en 1–2 sesiones.

Sí — la Raamatupidamise seadus permite plenamente los registros contables electrónicos almacenados en sistemas de nube, siempre que los datos sean: legibles y accesibles durante el período de retención de 7 años; protegidos contra modificaciones no autorizadas (registro de auditoría mantenido); y con copia de seguridad para evitar pérdidas de datos. Merit Aktiva cumple los tres requisitos: mantiene un registro de auditoría inmutable de todos los cambios, está alojado en centros de datos de la UE conformes con el RGPD y la ley estonia de protección de datos (Isikuandmete kaitse seadus), y proporciona copias de seguridad automáticas. Desde la perspectiva de EMTA, sus declaraciones presentadas también se almacenan en el portal e-Tax de EMTA de forma independiente a su software contable — por lo que incluso si su proveedor de software cesara operaciones, sus registros en EMTA permanecen accesibles.

Para la contabilidad mensual rutinaria, no se necesita su e-ID — su contable gestiona todas las declaraciones ante EMTA a través de su propia autorización. Las situaciones que requieren su firma digital son: firmar el informe anual antes de la presentación ante el Registro Mercantil, firmar resoluciones del consejo para distribuciones de dividendos, y firmar el contrato de servicios inicial con nosotros. Si no tiene e-ID estonio, tiene tres alternativas: (1) Mobile ID o Smart-ID — si tiene un número de teléfono estonio registrado; (2) Firma electrónica con el DNI digital de su país de origen — el e-Äriregister de Estonia acepta algunos DNIs digitales extranjeros; (3) Poder notarial — para documentos que requieren firma, puede conceder un poder notarial a alguien con e-ID estonio. La vía del poder notarial es el recurso universal y funciona para todos los tipos de documentos.

Sí — aceptamos cualquier formato legible por máquina. Los PDFs son los más comunes y sencillos: reenvíe el correo o súbalo a la carpeta compartida. Las e-facturas XML de proveedores de la UE pueden importarse directamente en Merit Aktiva. Los documentos Word los convertimos manualmente. El requisito clave es que el documento contenga todos los campos obligatorios de un documento fuente contable: nombre del proveedor, fecha, importe, descripción y número de IVA si el proveedor está registrado para IVA. Un proveedor extranjero que no está registrado para IVA envía facturas sin IVA — eso es correcto y aceptable. Para proveedores B2B de la UE donde se aplica la inversión del sujeto pasivo (el proveedor cobra 0% de IVA y usted autoliquida), asegúrese de que la factura incluya el número de IVA del proveedor y una nota de que se aplica la inversión del sujeto pasivo.

Siempre presentamos antes del plazo independientemente de los documentos tardíos — este es nuestro compromiso principal. En la práctica: si los documentos llegan después de nuestro corte interno (normalmente el día 5 del mes para el mes anterior), presentamos el TSD y la KMD basándonos en la información que tenemos, y corregimos en el mes siguiente si llega nueva información. Para las nóminas específicamente, necesitamos los datos antes del día 3 — si no los tenemos, presentamos basándonos en la nómina del mes anterior y emitimos una corrección el mes siguiente. Le contactamos de forma proactiva si faltan documentos o llegan tarde, antes del plazo — no después. EMTA acepta declaraciones corregidas sin penalización siempre que cualquier impuesto adicional adeudado se pague con intereses. Los documentos faltantes nunca son excusa para una presentación tardía — la declaración se hace a tiempo y las correcciones siguen después.