Teneduría Online para OÜs Estonias

Sí — Wise Business funciona con nuestro servicio de teneduría online, aunque con pasos algo más manuales que LHV. Wise no tiene actualmente una integración directa de API con Merit Aktiva (a partir de 2026). La solución: descargue su historial de transacciones de Wise como archivo CSV desde el panel de Wise (esto tarda unos 2 minutos) y envíelo por correo o súbalo a nuestra carpeta compartida antes del día 5 de cada mes. Importamos el CSV en Merit Aktiva. El resultado es el mismo que el feed bancario LHV — todas las transacciones registradas, conciliación bancaria completada — solo con un paso de descarga manual de su lado. Muchos clientes e-residentes usan Wise para pagos internacionales combinado con LHV para su IBAN estonio principal, y gestionamos ambas cuentas en el mismo sistema de teneduría.

Según la Raamatupidamise seadus, las copias digitales son legalmente válidas durante el período de retención de 7 años. Una vez que ha fotografiado un recibo en papel o escaneado una factura en papel y almacenado la copia digital en un lugar seguro con copia de seguridad (Merit Aktiva, Google Drive o similar), el original en papel puede descartarse. Los requisitos clave para la copia digital: debe ser legible (todo el texto y los números deben poderse leer), debe almacenarse en un formato que no pueda ser modificado silenciosamente (un PDF o JPEG almacenado en un sistema con control de versiones o registro de auditoría es ideal), y debe ser accesible durante el período completo de 7 años. En la práctica, la mayoría de los clientes conservan los recibos en papel durante uno o dos meses como copia de seguridad y luego los descartan. La fotografía tomada de inmediato es su registro principal. Importante: para contratos valiosos o documentos con importancia jurídica más allá de la contabilidad, puede querer conservar los originales por razones contractuales independientemente del requisito contable.

Merit Aktiva tiene control de acceso basado en roles. El rol estándar de tenedor de libros da acceso a: todas las transacciones, todas las facturas, el libro mayor, la conciliación bancaria y el módulo de nóminas (si está habilitado). El tenedor no puede: acceder a la facturación de su suscripción de Merit Aktiva, cambiar la configuración de la empresa, ni acceder a otras cuentas de empresa vinculadas al mismo inicio de sesión de Merit Aktiva. Si tiene empresas separadas en la misma cuenta de Merit Aktiva, los datos de cada empresa están separados por acceso de empresa — usted concede acceso de tenedor por empresa, no en todas las empresas. Para transacciones sensibles (como transacciones entre partes vinculadas o términos comerciales específicos), la transacción será visible en el libro mayor como un asiento normal — el tenedor verá el importe y la contraparte pero no los términos del contrato subyacente a menos que los comparta. Si tiene preocupaciones específicas de confidencialidad sobre transacciones concretas, coméntelas con su contable de antemano.

Merit Aktiva es una aplicación web ligera — no transmite vídeo ni requiere gran ancho de banda. Una conexión de banda ancha doméstica estándar o incluso una conexión móvil 4G es más que suficiente. La aplicación funciona en cualquier navegador moderno (Chrome, Firefox, Safari, Edge) sin complementos. La única función que requiere una conexión más rápida es subir grandes lotes de facturas PDF — por ejemplo, subir 50 facturas a la vez es más rápido con una buena conexión que con una lenta, pero incluso eso se completa en pocos minutos con una conexión estándar. Merit Aktiva también funciona en teléfonos móviles, aunque la experiencia está optimizada para escritorio. Para firmar documentos con DigiDoc4, no se necesita conexión a internet para la firma en sí — solo para enviar el documento firmado.

Sí — el enfoque más sencillo es dar a cada miembro del equipo la dirección de correo contable y la instrucción: fotografíe cada recibo y envíelo por correo inmediatamente después de la compra con una descripción de una línea de para qué fue. El asunto del correo debe contener: fecha, proveedor, importe aproximado y breve descripción. Por ejemplo: ’15 Oct — Prisma — €12 — café e leche de oficina’. Procesamos todos los envíos de todos los miembros del equipo a medida que llegan. Para empresas con gastos de equipo frecuentes, también podemos configurar una herramienta dedicada de gestión de gastos (Expensify o similar) que se conecta a Merit Aktiva — los miembros del equipo envían gastos en la app y los asientos fluyen al sistema contable sin correo electrónico. Coméntelo con nosotros si su equipo genera más de 20–30 recibos de gastos al mes.