COMPANY FOR BUSINESS · E-COMMERCE

Sección 1 — Plan de cuentas para una OÜ de e-commerce

Cómo estructurar sus códigos contables para producir informes útiles — por canal, por tipo de coste, por procesador

Por qué es importante un plan de cuentas específico para e-commerce

Un plan de cuentas diseñado para una OÜ estonia estándar tendrá una sola cuenta de ‘Ingresos’ y una cuenta de ‘Coste de ventas’. Para una empresa de e-commerce, esa estructura hace imposible responder a las preguntas básicas de gestión: qué canal es más rentable, cuál es mi margen bruto real después de las comisiones de plataforma, cuánto del COGS corresponde a envío frente a coste de producto.

La estructura siguiente crea el nivel de detalle necesario para informes útiles sin volverse tan compleja que el cierre mensual tarde demasiado. Adáptela a sus canales y perfil de costes específicos — no todas las cuentas serán relevantes para todos los negocios.

Sección 2 — Reconocimiento de ingresos: ventas brutas, devoluciones y reglas de marketplace

Cuándo reconocer ingresos, cómo gestionar ingresos diferidos y qué cambia cuando un marketplace es proveedor considerado

La regla temporal de reconocimiento de ingresos

En e-commerce, los ingresos se reconocen cuando el control de los bienes se transfiere al cliente — típicamente cuando se envía el pedido en el caso de bienes físicos, o cuando el producto digital queda disponible para descarga. El pago recibido por adelantado (antes del envío) crea un pasivo por ingresos diferidos. El pago recibido después de la entrega (condiciones de crédito B2B) crea una cuenta comercial por cobrar.

Para la mayoría de tiendas online DTC (directas al consumidor) que usan Shopify o WooCommerce, los ingresos se reconocen en el momento del despacho. Pedidos realizados en diciembre pero enviados en enero son ingresos de enero. Esta regla temporal afecta tanto al estado de resultados como al periodo de IVA — el IVA se devenga en el periodo de suministro, no en el periodo de pago.

Ingresos diferidos — Pedidos prepagados y tarjetas regalo

Cualquier pago recibido antes de entregar los bienes correspondientes o prestar el servicio crea un pasivo por ingresos diferidos. En e-commerce, los dos casos más comunes son las preventas (el cliente paga ahora y el producto se envía en 6 semanas) y las tarjetas regalo (el cliente compra una tarjeta regalo; el ingreso se reconoce cuando la tarjeta se canjea, no cuando se vende).

Reglas de proveedor considerado — cuando el marketplace recauda el IVA

Según la reforma del IVA de la UE de 2021, los marketplaces online (Amazon, Etsy, Zalando, ASOS Marketplace, etc.) se tratan como «proveedores considerados» a efectos de IVA en determinadas transacciones. Esto significa que el marketplace — no usted — recauda y remite el IVA de esas ventas. Su factura al marketplace se emite entonces a tipo cero, y el marketplace emite su propio recibo de IVA al consumidor.

Sección 3 — Valoración de inventario

FIFO vs coste medio ponderado — con ejemplos completos que muestran cómo cada método afecta al COGS y al beneficio imponible

Por qué importa el método de valoración de inventario

El método de valoración de inventario que elija determina directamente su COGS mensual — y por tanto su beneficio bruto y su renta imponible. En un periodo de costes crecientes de proveedores (inflación), FIFO produce un COGS menor (se vende primero el stock más antiguo y barato) y, por tanto, un beneficio bruto mayor. El coste medio ponderado suaviza el efecto. Ningún método es más «correcto» — ambos están permitidos por los PCGA estonios y las NIIF — pero, una vez elegido, debe aplicarse de forma coherente y revelarse en las políticas contables.

Bajas y ajustes de inventario

El stock dañado, caducado, perdido u obsoleto debe darse de baja — su coste se elimina del inventario y se reconoce como gasto. Esto reduce el saldo de inventario y aumenta el COGS del periodo. Las bajas son un gasto legítimo y deducible fiscalmente, pero requieren documentación: un registro escrito de qué se dio de baja, por qué, cuándo y a qué valor.

Sección 4 — Conciliación de procesadores de pago

Stripe, Shopify Payments, PayPal y Wise — un marco completo de conciliación para cada uno

El principio de conciliación — tres capas

Todo procesador de pagos se sitúa entre sus clientes y su cuenta bancaria. El dinero pasa por tres capas: cargos al cliente (bruto), comisiones del procesador (deducidas) y liquidación bancaria (neta). Su contabilidad debe capturar las tres capas, con el cargo bruto como ingreso y las comisiones como COGS — aunque en el extracto bancario solo aparezca la liquidación neta.

El error de conciliación más común en e-commerce es usar el extracto bancario como fuente principal para registrar ingresos. El extracto bancario solo muestra liquidaciones netas — oculta la estructura de comisiones, el desglose por pedido y los reembolsos ya compensados antes de la liquidación. Empiece siempre por el informe de transacciones del procesador, no por el banco.

Conciliación de PayPal — diferencias clave

PayPal complica la conciliación porque mantiene saldos en múltiples divisas, aplica comisiones de forma distinta a transacciones nacionales e internacionales y puede retener fondos durante periodos prolongados. El enfoque de conciliación es el mismo que con Stripe, pero requiere una capa adicional de conversión de divisas para saldos no denominados en EUR.

Wise Business — conciliación de cuenta multidivisa

Wise no es un procesador de pagos — es una cuenta de recepción multidivisa. No cobra comisiones por transacción en transferencias entrantes, lo que la hace popular para pagos internacionales de facturas B2B y transacciones con proveedores. La conciliación es sencilla, pero requiere una revaluación mensual de divisas para cada saldo no EUR.

Sección 5 — Gestión multidivisa

Registro de transacciones en moneda extranjera, revaluación mensual y gestión del riesgo cambiario

La regla: tipo de cambio de la fecha de transacción para cada asiento

Cada transacción en moneda extranjera debe registrarse al tipo de cambio de la fecha en que ocurre la transacción — no a un tipo medio mensual, no al tipo de fin de mes ni al tipo que habría querido recibir. El tipo de la fecha de transacción es lo que crea un equivalente en EUR preciso para cada venta, compra o pago individual.

Al cierre de mes, todos los elementos monetarios que sigan denominados en moneda extranjera (saldos bancarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar) deben reexpresarse al tipo de cierre de mes. La diferencia entre el tipo usado al registrar inicialmente el elemento y el tipo de fin de mes es una ganancia o pérdida cambiaria no realizada — registrada en PyG aunque no haya ocurrido conversión de efectivo.

Ganancias y pérdidas de tipo de cambio realizadas vs no realizadas

Sección 6 — Devoluciones, reembolsos y notas de crédito

El tratamiento contable completo — ingresos, inventario, IVA y efectos en procesadores de pago

Por qué las devoluciones son un evento de varios asientos

Una devolución no es una sola transacción contable — es una cadena de cuatro asientos vinculados que deben registrarse en el periodo correcto y referenciar las transacciones originales adecuadas. Omitir cualquiera de los cuatro crea una discrepancia que aparecerá en la conciliación bancaria, en la declaración KMD o en el recuento de inventario.

Devoluciones entre periodos — cuando la venta fue en un mes anterior

Si un cliente devuelve bienes comprados en un mes anterior, la nota de crédito se emite en el mes actual y todos los asientos contables (reversión de ingresos, ajuste de IVA, restitución de inventario) se registran en el mes actual. No se reexpresan las cuentas del mes anterior. Esto es correcto tanto bajo los PCGA estonios como bajo las NIIF — los eventos del periodo actual se registran en el periodo actual.

La única excepción es un ajuste material al cierre del ejercicio: si un volumen significativo de pedidos de diciembre se devuelve en enero, las cuentas de cierre deben incluir una provisión por devoluciones esperadas basada en tasas históricas de devolución. Esto garantiza que la PyG de diciembre no esté sobrevalorada por ventas que posteriormente se revierten.

Sección 7 — El cierre mensual de e-commerce

Checklist completo del día 1 al día 5 después del cierre de mes

Por qué el cierre de e-commerce tarda más que el de una empresa de servicios

Una OÜ de servicios cierra el mes con una conciliación bancaria, algunos asientos contables y una declaración de IVA. Una OÜ de e-commerce necesita todo eso y además: conciliación de procesadores de pago (una por procesador), conciliación de inventario, procesamiento de devoluciones, revaluación de divisas para cada saldo no EUR y verificación cruzada entre el informe de ingresos de la plataforma de e-commerce y los totales del sistema contable. Hecho de forma sistemática, tarda 1–3 días. Hecho sin sistema, tarda una semana y aun así deja errores.