Condiciones de Pago

1. Introducción

Estas Condiciones de Pago (las «Condiciones») regulan todos los acuerdos financieros entre Company for Business OÜ (la «Empresa», «nosotros», «nos» o «nuestro») y sus clientes (el «Cliente» o «usted») en relación con los servicios de contabilidad, teneduría de libros, nómina, presentación de impuestos y servicios administrativos financieros relacionados prestados por la Empresa.

Estas Condiciones se aplican a todos los encargos de servicios y se incorporan por referencia al Acuerdo de Cooperación celebrado entre la Empresa y cada Cliente. En caso de conflicto entre estas Condiciones y un Acuerdo de Cooperación específico, prevalecerán los términos del Acuerdo de Cooperación en la medida del conflicto.

2. Modelos de Pago

La Empresa ofrece dos modelos de pago. El modelo aplicable a cada Cliente se especifica en el respectivo Acuerdo de Cooperación. Ambos modelos se describen en su totalidad a continuación.

2.1 Modelo de Pago de Tarifa Fija

Bajo el modelo de Tarifa Fija, el Cliente paga una tarifa mensual previamente acordada (o una tarifa periódica acordada de otro modo) por un alcance definido de servicios. La tarifa se establece al momento de celebrar el Acuerdo de Cooperación y permanece constante durante el período acordado, independientemente del volumen real de transacciones procesadas durante dicho período, salvo que el alcance de los servicios se modifique sustancialmente de conformidad con la Sección 5.

Las facturas bajo el modelo de Tarifa Fija son emitidas por la Empresa por adelantado o al inicio del período de servicio aplicable, salvo que se acuerde lo contrario en el Acuerdo de Cooperación. La fecha de vencimiento se indica en la factura.

2.2 Modelo de Depósito (Prepago)

Bajo el modelo de Depósito, el Cliente mantiene un depósito de prepago (el «Depósito») con la Empresa. Los servicios prestados durante cada período se cargan contra el saldo del Depósito. El Depósito es repuesto por el Cliente según sea necesario para mantener un saldo suficiente que cubra las tarifas de servicio futuras.

La Empresa emitirá estados periódicos (normalmente mensuales) que mostrarán los servicios prestados, las tarifas cargadas contra el Depósito y el saldo restante del Depósito. Cuando el saldo del Depósito caiga por debajo del umbral mínimo definido en el Acuerdo de Cooperación, la Empresa notificará al Cliente por escrito y el Cliente deberá reponer el Depósito dentro del plazo especificado en el Acuerdo de Cooperación.

3. Facturación

La Empresa emite facturas y estados periódicos en formato electrónico a la dirección de correo electrónico de contacto especificada en el Acuerdo de Cooperación. Es responsabilidad del Cliente asegurarse de que los datos de contacto registrados se mantengan actualizados.

3.1 Contenido de la factura

Cada factura o estado emitido por la Empresa incluirá:

• Nombre de Company for Business OÜ, código de registro, domicilio registrado y datos de la cuenta bancaria
• Nombre del Cliente y código de registro o identificación
• Número de factura y fecha de emisión
• Descripción de los servicios prestados y período aplicable
• Importes de las tarifas aplicables y, cuando corresponda, deducciones del saldo del Depósito
• Importe y tipo de IVA, si corresponde
• Importe total adeudado y fecha de vencimiento del pago (modelo de Tarifa Fija) o saldo actualizado del Depósito (modelo de Depósito)

3.2 Moneda

Todas las tarifas y facturas se denominan en euros (EUR), salvo que se acuerde expresamente lo contrario por escrito en el Acuerdo de Cooperación.

3.3 IVA

Todas las tarifas se indican sin incluir el impuesto sobre el valor añadido (IVA), salvo que se indique lo contrario. Cuando la Empresa esté obligada a aplicar IVA conforme a la legislación estonia o de la Unión Europea aplicable, el IVA se añadirá a la factura al tipo correspondiente. Para los servicios transfronterizos, el estado de registro de IVA del Cliente y la aplicación de los mecanismos de inversión del sujeto pasivo se determinarán de conformidad con las normas de IVA de Estonia y de la Unión Europea.

4. Condiciones de Pago

4.1 Fecha de vencimiento del pago

Bajo el modelo de Tarifa Fija, el pago vence en la fecha indicada en la factura, que no será inferior a 7 días naturales desde la fecha de emisión, salvo que se acuerde un período más corto o más largo en el Acuerdo de Cooperación.

Bajo el modelo de Depósito, los pagos de reposición del Depósito vencen dentro del plazo especificado en el Acuerdo de Cooperación a partir de la fecha en que la Empresa notifique al Cliente que el Depósito ha caído por debajo del umbral mínimo.

4.2 Datos de transferencia bancaria

Todos los pagos deben realizarse mediante transferencia bancaria a la cuenta bancaria de la Empresa indicada en la factura. El Cliente debe incluir el número de factura o la referencia del estado como referencia de pago. La Empresa no acepta pagos en efectivo.

4.3 Confirmación del pago

Un pago se considera recibido en la fecha en que el importe total facturado se abona en la cuenta bancaria de la Empresa. Los pagos parciales no extinguen la obligación pendiente, salvo que la Empresa lo acuerde expresamente por escrito.

5. Cambios en las tarifas y en el alcance

5.1 Ajuste anual de precios

La Empresa se reserva el derecho de ajustar sus tarifas anualmente para tener en cuenta la inflación, los cambios en los costes operativos o los cambios en la legislación aplicable. El Cliente será notificado por escrito de cualquier ajuste de tarifas con al menos 30 días naturales de antelación antes de que las nuevas tarifas entren en vigor. Si el Cliente no acepta las nuevas tarifas, podrá terminar el Acuerdo de Cooperación de conformidad con las disposiciones de terminación contenidas en dicho acuerdo.

5.2 Cambios en el alcance — Modelo de Tarifa Fija

Si los requisitos reales de servicio del Cliente exceden sustancialmente el alcance acordado al momento de celebrar el Acuerdo de Cooperación (por ejemplo, un aumento significativo en el volumen de transacciones, entidades adicionales o nuevas líneas de servicio), la Empresa notificará al Cliente y propondrá una tarifa revisada. Los servicios fuera del alcance acordado podrán cotizarse y facturarse por separado hasta que se firme un Acuerdo de Cooperación revisado.

5.3 Cambios en el alcance — Modelo de Depósito

Bajo el modelo de Depósito, la Empresa podrá ajustar el importe mínimo del Depósito o el umbral de reposición si el consumo medio mensual de tarifas del Cliente cambia sustancialmente. La Empresa proporcionará un aviso escrito con 30 días naturales de antelación sobre cualquier cambio en el importe mínimo del Depósito.

6. Pago atrasado

6.1 Intereses por pago atrasado

Si el Cliente no paga cualquier factura o no repone el Depósito en la fecha de vencimiento aplicable, la Empresa tiene derecho a cobrar intereses por pago atrasado sobre el importe vencido a una tasa del 0,05 % por día natural (aproximadamente 18,25 % anual), acumulados desde el primer día natural posterior a la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago total. Las partes podrán acordar una tasa diferente en el Acuerdo de Cooperación.

6.2 Recuperación de costes

La Empresa tiene derecho a recuperar del Cliente cualquier coste razonable incurrido en el cobro de importes vencidos, incluidos cargos por recordatorios y costes legales, en la medida permitida por la legislación estonia aplicable.

6.3 Procedimiento de recordatorios

La Empresa enviará recordatorios de pago en la siguiente secuencia antes de ejercer otros recursos:

• Primer recordatorio — enviado 3 días naturales después de la fecha de vencimiento del pago; sin cargo adicional
• Segundo recordatorio — enviado 10 días naturales después de la fecha de vencimiento del pago; podrá aplicarse un cargo por recordatorio según se especifique en el Acuerdo de Cooperación
• Escalación — si el pago continúa pendiente 20 días naturales después de la fecha de vencimiento, la Empresa podrá suspender los servicios y/o remitir el asunto a cobro de deudas o procedimientos legales

7. Suspensión de servicios por falta de pago

La Empresa podrá suspender la prestación de servicios —incluida la presentación de declaraciones fiscales, el procesamiento de nóminas y otras presentaciones sensibles a plazos— si:

• Una factura bajo el modelo de Tarifa Fija permanece impagada durante más de 20 días naturales después de la fecha de vencimiento; o
• El saldo del Depósito cae por debajo del umbral mínimo y el Cliente no lo repone dentro del plazo especificado en el Acuerdo de Cooperación.

La Empresa proporcionará un aviso escrito de la suspensión prevista con al menos 5 días naturales de antelación. La Empresa no acepta responsabilidad por daños derivados de la suspensión de servicios debido al incumplimiento de pago del Cliente, incluidas las sanciones impuestas por la Junta de Impuestos y Aduanas de Estonia (Maksu- ja Tolliamet) u otras autoridades por presentaciones tardías resultantes de dicha suspensión.

8. Facturas impugnadas

Si el Cliente impugna una factura total o parcialmente, deberá notificarlo a la Empresa por escrito dentro de los 7 días naturales posteriores a la recepción de la factura, indicando los conceptos específicos en disputa y los fundamentos de dicha impugnación. No plantear una disputa dentro de este plazo constituye la aceptación de la factura por parte del Cliente.

Plantear una disputa no autoriza al Cliente a retener el pago de la parte no disputada de la factura. La Empresa y el Cliente procurarán resolver cualquier disputa mediante negociación de buena fe dentro de los 14 días naturales posteriores a la notificación de disputa. Si la disputa no puede resolverse, cualquiera de las partes podrá remitir el asunto al tribunal estonio competente.

9. Terminación y reembolso del Depósito

Tras la terminación del Acuerdo de Cooperación, independientemente del modelo de pago aplicado:

• Todas las facturas pendientes vencen y son pagaderas inmediatamente.
• Bajo el modelo de Depósito, la Empresa emitirá un estado final dentro de los 15 días hábiles posteriores a la fecha efectiva de terminación, deduciendo cualquier tarifa pendiente del saldo del Depósito. Cualquier saldo acreedor restante será reembolsado al Cliente dentro de los 30 días naturales posteriores al estado final, mediante transferencia bancaria a la cuenta designada por el Cliente.
• Bajo el modelo de Tarifa Fija, las tarifas son pagaderas por todo el período durante el cual se prestaron los servicios. La Empresa no proporciona reembolsos prorrateados por períodos parciales, salvo que se acuerde expresamente en el Acuerdo de Cooperación.
• La Empresa podrá retener cualquier reembolso del Depósito o pago final hasta que se hayan recibido del Cliente todos los datos, documentos y credenciales de acceso necesarios para una entrega ordenada.

10. Legislación aplicable y resolución de disputas

Estas Condiciones se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Estonia. Cualquier disputa derivada de estas Condiciones o relacionada con ellas que no pueda resolverse mediante negociación de buena fe se someterá a la jurisdicción de los tribunales estonios competentes, siendo el Tribunal del Condado de Harju (Harju Maakohus) el tribunal de primera instancia, salvo que se acuerde lo contrario en el Acuerdo de Cooperación.

11. Modificaciones de estas Condiciones

La Empresa se reserva el derecho de modificar estas Condiciones de Pago en cualquier momento. Los Clientes serán notificados de las modificaciones sustanciales con al menos 30 días naturales de antelación antes de que las Condiciones modificadas entren en vigor, por correo electrónico a la dirección registrada. El uso continuado de los servicios de la Empresa después de la fecha de entrada en vigor de cualquier modificación constituye la aceptación de las Condiciones actualizadas.

La versión vigente de estas Condiciones se publica en el sitio web de la Empresa en companyforbusiness.ee y se incorpora por referencia a cada Acuerdo de Cooperación.