Veebipõhine raamatupidamine Eesti OÜ-dele
Pilvepõhine raamatupidamine Eesti ettevõtetele – kuidas digitaalne dokumentide hõive, Merit Aktiva, LHV pangaühendus, e-arved ja EMTA integratsioon loovad täielikult paberivaba raamatupidamise töövoo ilma kontorikülastusteta.
Miks Eesti raamatupidamine sobib suurepäraselt veebipõhiseks
Eesti Maksu- ja Tolliamet (EMTA) on kõiki deklaratsioone elektrooniliselt menetlenud üle kahe aastakümne. KMD, TSD ja kogu EMTA kirjavahetus toimub e-Tax portaali kaudu – tavapäraste maksudeklaratsioonide jaoks paberkandjal esitamise võimalust ei ole.
Merit Aktiva, Eesti juhtiv raamatupidamisplatvorm, on pilvesüsteem, mis on ligipääsetav igast brauserist. See ühendub otse EMTA e-Tax portaaliga API kaudu deklaratsioonide esitamiseks ja Eesti pankadega pangaühenduse API-de kaudu tehingute automaatseks importimiseks. Kohalikku paigaldust pole vaja.
LHV Panga LHV Connect API edastab iga tehingu teie ärikontolt otse Merit Aktivasse – igapäevaselt, automaatselt. LHV klientidele muutub pangakontode rekonstrueerimine ülevaatusülesandeks, mitte andmesisestusülesandeks. SEB ja Coop Pank pakuvad samuti integratsiooni.
Kui tarnija saadab teile Eesti e-arve Finbite’i või Telema võrgu kaudu, saabub see otse Merit Aktivasse struktureeritud XML-arvina – eeltäidetud kõigi väljadega. Käsitsi sisestamist pole, numbrite valelugemist pole, kaotatud e-kirju pole.
Vastavalt ELi eIDAS määrusele ja Eesti elektroonilise identifitseerimise ja usaldusteenuste seadusele on kvalifitseeritud elektroonilistel allkirjadel sama õiguslik kaal kui käsitsi kirjutatud allkirjadel. Endine digitaalallkirja seadus ei ole enam kehtiv õiguslik alus.
Eesti raamatupidamise seadus lubab sõnaselgelt raamatupidamisdokumentide elektroonilist säilitamist kogu 7-aastase säilitamisperioodi jooksul, tingimusel et need on loetavad, muutmiskindlad ja varundatud. Paberarhiivi pole vaja – hästi korrastatud pilvekaust või Merit Aktiva on seaduslikult piisav.
Mida tähendab “veebipõhine raamatupidamine” Eesti OÜ jaoks tegelikult? See tähendab, et kogu teie raamatupidamise töövoog – algdokumentide hõivest kuni tehingute sisestamise ja proovibilansi esitamiseni – toimub digitaalselt, ilma printimise või füüsilise dokumendikäitluseta. Pangakanded saabuvad automaatselt API kaudu. Arved saabuvad e-posti või e-arvete võrgu kaudu. Iga kanne Merit Aktivas on lingitud oma digitaalse algdokumendiga. Saate vaadata oma pearaamatut reaalajas kõikjalt maailmast.
1. jaotis – kuidas veebipõhine raamatupidamine toimib
Täielik digitaalne töövoog – tööriist tööriista haaval, ülesanne ülesande haaval
Iga ülesanne veebipõhises raamatupidamise töövoos
| Raamatupidamisülesanne | Digitaalne tööriist | Teie tegevus | Tulemus |
|---|---|---|---|
| Pangatehingute import | LHV Connect API (automaatne igapäevane) | Puudub – töötab automaatselt | Kõik pangakanded imporditud; raamatupidaja kategoriseerib ja sisestab |
| Müügiarvete kajastamine | Merit Aktiva arvemoodul või e-arve | Looge arve Merit Aktivas; või saatke e-arve | Arve sisestatud tulukontole; käibemaks hõivatud; deebitor kajastatud |
| Ostuarve te hõive | E-kirja edastamine raamatupidamise aadressile | Edastage tarnija e-kiri koos arve PDF-iga | Arve salvestatud Merit Aktivasse; sisestatud õigele kulukontole |
| Sularahakviitungite hõive | E-kirja foto | Fotografeerige kviitung; saatke e-kirjaga koos ostu kirjeldusega | Kviitung lisatud kulukandele; sisendkäibemaks kajastatud, kui kohaldatav |
| Palgaarvestuse pearaamatu kanded | Merit Aktiva palgaarvestuse moodul (kui täispakett) või teie andmed | Saatke palgasummad 3. kuupäevaks | Palgakulu, sotsiaalmaks, netomakse kanded sisestatud |
| Põhivara amortisatsioon | Merit Aktiva põhivara register | Puudub – töötab automaatselt, kui vara on sisestatud | Igakuine amortisatsioonikanne sisestatud kasumiaruandesse; vara bilansiline väärtus uuendatud |
| Kuu lõpu pangakonto rekonstrueerimine | Merit Aktiva pangakonto rekonstrueerimise tööriist | Puudub – raamatupidaja rekonstrueerib | Lõppsaldo kinnitatud; kõik vastamata kanded teile teatatud |
| Proovibilansi esitamine | Merit Aktiva eksport | Puudub – me esitame | PDF proovibilanss saadetud teile e-postiga 10. kuupäevaks; Merit Aktiva juurdepääs reaalajas vaatamiseks |
| Aastaaruande allkirjastamine | e-Äriregister + aktsepteeritud elektroonilise identifitseerimise/allkirjastamise meetod | Juhatuse liikmed allkirjastavad aastaaruande elektrooniliselt vastavalt nõuetele | Aastaaruanne esitatud elektrooniliselt äriregistrile |
Nullpaberi kuu – milline näeb välja tüüpiline kuu
Kliendile, kellel on LHV pangakonto, segu e-arvetest ja PDF-arvetest tarnijatelt ning teenused, mida müüakse Eesti ja ELi klientidele, näeb tüüpiline kuu meie veebipõhises raamatupidamisteenuses välja järgmine:
| Päev | Tegevus | Kes teeb | Paberit kaasas? |
|---|---|---|---|
| 1–5 | Pangatehingud automaatselt imporditud LHV Connect API kaudu | Automaatne | Puudub |
| Jooksvalt | Klient edastab tarnija arve PDF-id e-kirjadena raamatupidamise aadressile | Klient – 5 sek arve kohta | Puudub – digitaalsed originaalid |
| Jooksvalt | E-arved Eesti tarnijatelt saabuvad otse Merit Aktivasse | Automaatne – Finbite/Telema võrk | Puudub – XML on algdokument |
| 5. | Klient saadab kõik allesjäänud dokumendid (kviitungid, palgaarvestuse muudatused) | Klient – e-kiri | Puudub – fotod ja skaneeringud |
| 5.–10. | Raamatupidaja vaatab üle kõik automaatselt imporditud pangakanded; kategoriseerib ja sisestab | Raamatupidaja Merit Aktivas | Puudub |
| 5.–10. | Raamatupidaja sisestab ostu- ja müügiarved; kohaldab käibemaksukoode | Raamatupidaja Merit Aktivas | Puudub |
| 7.–10. | Raamatupidaja rekonstrueerib panga; lahendab kõik vastamata kirjed | Raamatupidaja Merit Aktivas | Puudub |
| 10. kuupäevaks | Proovibilanss eksporditud PDF-i; saadetud kliendile e-postiga | Raamatupidaja | Puudub – PDF e-kiri |
| Aasta lõpp | Aastaaruanne koostatud Merit Aktivas; saadetud digitaalseks allkirjastamiseks | Raamatupidaja + klient allkirjastab e-ID-ga | Puudub – DigiDoc allkiri |
2. jaotis – digitaalne dokumentide hõive
Iga dokumenditüüp ja selle hõivamiseks õige digitaalne meetod
Algdokumendi nõue – täidetud digitaalselt
Raamatupidamise seadus §6 nõuab, et iga raamatupidamiskanne oleks põhjendatud algdokumendiga. Dokument peab tõendama tehingu toimumist, osapooli, summasid ja kuupäeva. Algdokumenti võib säilitada elektrooniliselt, kui selle sisu ja vorming võimaldavad tõendada tehingu toimumist ja autentsust ning seadusjärgne algdokumendi teave on säilinud. Raamatupidamise algdokumente säilitatakse üldjuhul 7 aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing kajastati.
See tähendab, et te ei pea paberarveid arhiivi panema ega füüsilisi kviitungikaustu pidama. Kviitungi foto või skaneering võib olla säilitatav algdokument, kui teisendamine säilitab kogu asjakohase teabe ja tulemuseks olev dokument vastab jätkuvalt seadusjärgsetele algdokumendi- ja tõendusnõuetele. Finbite’i kaudu saadud e-arve on vaieldamatult parem tõend kui paberarve – sellel on digitaalne edastusarvestus ja kinnitatud XML-struktuur.
| Dokumendi tüüp | Digitaalne meetod | Nõutav aeg | Miks see seaduslikult töötab |
|---|---|---|---|
| Tarnija PDF-arve (e-kiri) | Edastage e-kiri raamatupidamise aadressile sellisena, nagu see on | 5 sekundit | Digitaalne originaal – e-kirja ajatempel = kättesaamise kuupäev; PDF on algdokument |
| Tarnija paberarve (post) | Skaneerige või fotografeerige; saatke e-postiga raamatupidamise aadressile | 1 minut | Teisendatud dokument on seaduslikult vastuvõetav, kui tehinguandmeid ei muudeta ja teisendatud dokument vastab raamatupidamise seaduse nõuetele; säilitada tuleb ainult teisendatud versioon |
| Kassatšekk | Fotografeerige kohe; saatke e-kirjaga koos kirjeldusega | 30 sekundit | Digitaalset koopiat võib säilitada, kui see säilitab algdokumendi nõutava teabe ja tõendusväärtuse |
| Kütusekviitung | Fotografeerige tanklas; saatke e-kirjaga koos sõiduki registreerimisnumbriga | 30 sekundit | Ärikütuse mahaarvatavus nõuab sõiduki ID-d + kviitungit; fotokoopia on seaduslikult vastuvõetav |
| E-arve (e-arve XML) | Saadud otse Merit Aktivasse Finbite/Telema võrgu kaudu | 0 – automaatne | XML e-arve on kõrgeima kvaliteediga digitaalne dokument; uuesti sisestamist pole; tõlgendamist pole vaja |
| Pangaväljavõte | LHV Connect API automaatne import; või CSV allalaadimine SEB-st/Coopist | 0 (LHV) / 2 min (CSV) | Pangaandmed on oma olemuselt digitaalsed; API voog on kõige usaldusväärsem; CSV on varuvariant |
| Leping (tekkepõhisuse toetuseks) | E-kirja PDF; laadige üles jagatud Google Drive’i kausta | 1 minut | Lepingud toetavad tekkepõhiseid ja edasilükatud tulu kandeid; digitaalne koopia on vastuvõetav |
Dokumentide edastamise süsteemi seadistamine
Lihtsaim veebipõhine dokumentide hõive seadistus väikesele OÜ-le kasutab kolme elementi: raamatupidamise e-posti aadress arvete edastamiseks, jagatud pilvekaust hulgiüleslaadimiste jaoks ja panga API voog pangaandmete jaoks. Kui see on seadistatud, on igapäevane distsipliin: edastage iga tarnija arve e-kiri kohe, kui see saabub, fotografeerige iga füüsiline kviitung samal päeval ja panga voog hoolitseb ise enda eest.
Pakume spetsiaalset accounting@ e-posti aadressi. Edastage iga tarnija arve ja kviitungi e-kiri otse. E-kirja ajatemplist saab dokumendi kättesaamise kuupäev.
Google Drive’i või Dropboxi kaust, mida jagate teie ja raamatupidaja vahel. Hulgiigakuiste üleslaadimiste jaoks – pangaväljavõtted, palgaarvestuse dokumendid, lepingud. Korrastatud aasta/kuu järgi.
Ühekordne seadistamine. LHV ärikonto → LHV portaal → Connect API → Andke Merit Aktivale juurdepääs. Kõik tehingud imporditakse automaatselt igapäevaselt. Käsitsi sammu pole.
Fotografeerige iga füüsiline kviitung kohe – samal päeval. Ärge kunagi koguge paberit. Termokviitungid tuhmuvad nädalate jooksul. Terav foto on parem dokument kui tuhmunud originaal.
Paluge Eesti B2B tarnijatel ühenduda Finbite’i või Telema kaudu. Kui ühendatud, saabuvad nende arved otse Merit Aktivasse – teie poolel null käsitsi tööd.
3. jaotis – reaalajas juurdepääs oma raamatutele
Mida näete Merit Aktivas igal ajal – ilma aruande ootamiseta
Merit Aktiva kliendiportaal
Veebipõhise raamatupidamisega Merit Aktiva kaudu on teil igal ajal kirjutuskaitstud juurdepääs oma pearaamatule. Te ei pea ootama igakuist aruannet oma finantsseisundi kontrollimiseks – saate sisse logida, näha iga sisestatud tehingut ja vaadata oma kontode jooksvaid saldosid. See reaalajas nähtavus on üks pilvepõhise raamatupidamise peamisi praktilisi eeliseid traditsioonilise paberipõhise või e-posti aruannetel põhineva arvestuse ees.
| Portaali funktsioon | Mida näete | Miks see kasulik on |
|---|---|---|
| Reaalajas pearaamat | Kõik sisestatud tehingud jooksva ja varasemate perioodide kohta; kontosaldod uuendatud, kui raamatupidaja sisestab | Kontrollige, kas eelmise nädala suur arve on sisestatud; veenduge, et pangasaldo vastab ootustele |
| Väljastatud arved | Kõik Merit Aktivas loodud müügiarved – staatus (mustand, saadetud, makstud) | Kinnitage, et arve saadeti; kontrollige, kas makse laekus; tuvastage üle tähtaja arved |
| Ostuarve te register | Kõik saadud ja sisestatud ostuarved – tarnija, summa, tähtaeg, makse staatus | Jälgige, mida võlgnete tarnijatele; tuvastage tasumata arved, mille tähtaeg läheneb |
| Proovibilanss (reaalajas) | Jooksev proovibilanss, mis näitab kõiki kontosaldosid tänase kuupäeva seisuga | Kohene finantsseisundi kontroll ilma kuu lõpu aruande ootamiseta |
| Palgaarvestuse kokkuvõtted | Kui palgaarvestus on hallatud: palgateatised, sotsiaalmaksu jaotused, netomakse summad töötaja kohta | Kontrollige oma palgateatist; kinnitage kuu palgaarvestuse kulud |
| Käibemaksu pearaamat | Väljund- ja sisendkäibemaksu kogusummad perioodi kaupa – andmed, mis lähevad KMD-sse | Vaadake oma käibemaksupositsiooni enne KMD esitamist; märkige kõik ootamatud summad |
Proovibilansi mõistmine
Proovibilanss on raamatupidamise põhiväljund – loetelu igast pearaamatu kontost koos deebet- ja kreeditsummade ning lõppsaldo. Tasakaalus proovibilanss (deebetite kogusumma = kreeditite kogusumma) kinnitab, et iga kanne sisestati korrektselt kahekordse kirjendamisega. Selle ülevaatamine ei nõua raamatupidamisekspertiisi – peamiselt soovite kontrollida, et kontosaldod tunduvad mõistlikud, et pole ootamatult suuri negatiivseid saldosid ja et pangasaldo vastab sellele, mida näete oma internetipangas.
| Proovibilansi kontogrupp | Milline näeb välja normaalne saldo | Mida kontrollida |
|---|---|---|
| Pangakontod (1000) | Positiivne saldo, mis vastab tegelikule pangasaldole | Kas see vastab teie LHV / Wise saldole? Kui ei, on rekonstrueerimata kirje. |
| Ostjate nõuded (1020) | Kõigi tasumata müügiarvete summa | Kas siin on vanu tasumata arveid? Kas mõni on makstud, kuid pole pearaamatusse kustutatud? |
| Tarnijate võlad (2000) | Kõigi tasumata ostuarve te summa | Kas mõni arve on makstud, kuid ei ilmu pearaamatus makstuna? |
| Tulukontod (4000–4100) | Aasta kumulatiivne tulu | Kas kogusumma vastab oodatavale käibele? Kas on suuri ebatavalisi kandeid? |
| Personali kulud (6000) | Aasta brutopalgad + sotsiaalmaks | Kas igakuine kulu tundub õige teie töötajate arvu ja palgatasemete suhtes? |
| Osakapital (3000) | OÜ tegelik registreeritud osakapital; seadusjärgset €2 500 miinimumi ei ole. Minimaalne osakapital võib olla €0,01. | Ei tohiks muutuda, kui osakuid ei emiteeritud – märkige, kui see on ootamatult muutunud |
| Käibemaksu võlg (2100) | Positiivne = võlgnete EMTAlt käibemaksu; negatiivne = tagastus kuulub | Kas see vastab sellele, mida ootate 20. kuupäeval maksta? |
4. jaotis – Merit Aktiva seadistamine veebipõhiseks raamatupidamiseks
Ühekordsed konfiguratsioonietapid, mis panevad süsteemi automaatselt tööle
Merit Aktiva esmakordne konfiguratsioon – mida me seadistame
| Seadistamise etapp | Mida me konfigureerime | Nõutav aeg | Ühekordne / jooksev |
|---|---|---|---|
| Ettevõtte profiil | OÜ registrikood, käibemaksukohustuslasena number, aadress, majandusaasta kuupäevad, raamatupidamisstandard (RTJ või IFRS) | 30 minutit | Ühekordne |
| Kontoplaan | RTJ-iga kooskõlas olev kontostruktuur, mis on kohandatud teie ettevõttele – tulukontod tooteliini järgi, kulukontod kategooria järgi | 1–2 tundi | Ühekordne; väiksemad täiendused ettevõtte kasvades |
| Käibemaksu seaded | Käibemaksukohustuslasena registreerimise staatus, standardmäär 24%, kohaldatavad vähendatud määrad, iga tehingutüübi käibemaksukoodid | 30 minutit | Ühekordne; uuendatakse, kui käibemaksumäärad muutuvad |
| Pangaühenduse loomine (LHV Connect) | LHV ärikonto linkimine Merit Aktivaga LHV portaali API volituste kaudu; automaatse importimise reeglite seadistamine | 1 tund ühekordselt | Ühekordne; töötab seejärel automaatselt |
| E-arvete operaatori ühendus | Merit Aktiva ühendamine Finbite’i või Telema e-arvete võrguga; saatja ja vastuvõtja seadete konfigureerimine | 30 minutit | Ühekordne; uued tarnijad lisatakse ühendamisel |
| Arvemallid | Müügiarve mall teie OÜ andmetega, logo (valikuline), maksetingimused, käibemaksukohustuslasena number, panga IBAN | 30 minutit | Ühekordne; uuendatakse, kui andmed muutuvad |
| Algsaldod | Proovibilansi import varasemalt raamatupidajalt või varasemast perioodist; veenduge, et bilanss avaneb korrektselt | 1–3 tundi | Ühekordne teenuse alguses |
| Automaatse vastendamise reeglid | Reeglite seadistamine korduvate pangatehingute (igakuine üür, korduvad tellimused) automaatseks vastendamiseks konkreetsete kontodega | 1 tund alguses; häälestamine esimese 3 kuu jooksul | Ühekordne; täiustatakse aja jooksul |
Digitaalse allkirjastamise seadistamine
Ülejäänud samm, et muuta teie raamatupidamine täielikult paberivabaks, on võime dokumente digitaalselt allkirjastada. Eesti digitaalne allkirjastamine toimub DigiDoc4 kliendirakenduse kaudu, mis töötab teie e-ID kaardiga (nõuab kaardilugejat), Mobiil-ID-ga (registreeritud Eesti telefoninumber) või Smart-ID-ga (nutitelefoni rakendus).
| Allkirjastamise meetod | Nõutav seade | Sobib kõige paremini | Nõutav seadistamine |
|---|---|---|---|
| e-ID kaart + kaardilugeja | Arvuti + USB kaardilugeja + DigiDoc4 töölauarakendus | Töölaua kasutajad; kõige usaldusväärsem keerukate mitme allkirjaga dokumentide jaoks | Paigaldage DigiDoc4; ostke USB kaardilugeja (€10–25); sisestage e-ID kaart allkirjastamiseks |
| Mobiil-ID | Eesti telefoninumber; nutitelefon | Mobiilsed kasutajad; kiire allkirjastamine liikvel olles | Registreerige Mobiil-ID oma Eesti mobiilioperaatori kaudu (Tele2, Elisa, Telia); aktiveerige teenusepakkuja portaalis |
| Smart-ID | Nutitelefon (iOS või Android) | Kõige mugavam; füüsilist riistvara pole vaja | Laadige alla Smart-ID rakendus; kinnitage identiteet teeninduspunktis või veebis; aktiveerige konto |
| Välismaine digitaalne ID (mõned riigid) | Riigispetsiifiline ID-kaart + lugeja | Mitte-Eesti residendid, kes kasutavad oma koduriigi digitaalset ID-d | Eesti äriregister aktsepteerib mõningaid ELi digitaalseid ID-sid – kontrollige oma riigi ühilduvust |