Arve kohustuslikud rekvisiidid
Arvetel esitatava info jälgimine ja tundmine on raamatupidaja töö oluline osa. Selle eesmärk on anda lühiülevaade seadustest, mis määravad kindlaks arvete kohustuslikud rekvisiidid ning nõuded teabele, mis peab arvel kindlasti olema.
Raamatupidamise seadus (RPS) § 7
Arve on raamatupidamise algdokument, mis tõendab majandustehingu toimumist. Algdokument peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid:
- toimumisaeg;
- majandusliku sisu kirjeldus;
- arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.
Kui raamatupidamiskohustuslase tehingupartneriks on teine raamatupidamiskohustuslane, riigiraamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, peab kauba võõrandamise või teenuse osutamise arve sisaldama arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ning andmeid, mis võimaldavad mõlemat tehingupoolt tuvastada.
Algdokument peab olema masintöödeldav, kuid võib olla ka muus kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, juhuks kui ühel tehingupoolel ei ole masintöödeldava arve töötlemise võimalust ja selle võimaluse loomine nõuab temalt suuri kulutusi või pingutusi. Masintöödeldava algdokumendi vorming ja esitamise tingimused on määratud raamatupidamise seaduse § 7.
Käibemaksuseadus (KMS) § 37 lõige 7
Käibemaksuseaduse alusel peab arvetel olema märgitud alljärgnev info:
- arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;
- maksukohustuslase nimi, aadress, maksukohustuslasena registreerimise number;
- kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja aadress;
- kauba soetaja või teenuse saaja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel;
- kauba või teenuse nimetus või kirjeldus;
- kauba kogus või teenuse maht;
- kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast;
- kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud;
- maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa;
- tasumisele kuuluv käibemaksusumma.
Kreeditarvele kehtivad kõik eelpoolnimetatud nõuded, lisaks peab sellel olema märgitud viide algsele arvele.
Maksukohustuslane peab kauba müügi või teenuse osutamise korral väljastama arve seitsme kalendripäeva jooksul alates kauba ostjale lähetamise või teenuse osutamise päevast. Kui kaupade või teenuste eest on saadud osaline või täielik (ette)makse, tuleb arve väljastada seitsme kalendripäeva jooksul pärast makse laekumist. Kauba ühendusesisese müügi või teise liikmesriigi maksukohustuslasele teenuse osutamise korral tuleb arve väljastada hiljemalt kauba lähetamisele või kättesaadavaks tegemisele või teenuse osutamisele järgneva kalendrikuu 15. kuupäevaks.
Erinevalt raamatupidamise seadusest saab käibemaksuseaduse alusel arve väljastada elektrooniliselt vaid ostja nõusolekul, muidu väljastatakse arve paberkandjal. Käibemaksuseaduse § 37 lõike 8 punktid 1–8 sisaldavad täiendavaid märkusi ja viiteid, mis tuleb arvele lisada ainult teatud juhtudel. Mõnede tehingute puhul tuleb arvele lisada viide kas käibemaksuseaduse või käibemaksudirektiivi vastavale sättele, eriti kui tegemist on 0% määraga maksustatava (näiteks ühendusesisese käibe) või maksuvaba käibega. Kui maksukohustus lasub kauba ostjal või teenuse saajal, tuleb arvele lisada märge “pöördmaksustamine”
Samuti on sätestatud konkreetsed märkused käibemaksuseaduse erikordade kohta. Teatud tingimustel võib arve koostada ka ostja; sellisel juhul peab arvel olema märge “endale arve koostamine”.
Samuti on võimalik väljastada lihtsustatud arveid, näiteks reisijateveo teenuse osutamisel või parkimisautomaatide ja automaattanklate makseterminalide kaudu. See tähendab, et isegi maksukohustuslane, kes saab teenuse, võib sisendkäibemaksu mahaarvamiseks kasutada arvet, mis vastab lihtsustatud arve nõuetele. Lihtsustatud arve võib väljastada, kui arvel olev summa ei ületa 160 eurot ilma käibemaksuta.
Selline arve peab sisaldama:
- arve väljastamise kuupäeva;
- kauba või teenuse nimetust;
- maksukohustuslase nime;
- maksukohuslase registreerimisnumbrit;
- maksustatavat summat;
- käibemaksusummat.
Maksukohustuslane, kellele väljastatakse lihtsustatud arve, peab arvele märkima vaid oma nime ja registreerimisnumbri (KMS § 37 lg 11).
Äriseadustik ja tarbijakaitseseadus
Nii äriseadustik kui ka tarbijakaitseseadus sätestavad arvete väljastamisel olulisi nüansse. Äriregistri kood tuleb märgistada kõikidele ettevõtja äridokumentidele, sealhulgas arvetele, vastavalt äriseadustiku § 15 lg 2. Tarbijakaitseseaduse § 4 kohaselt peab kaupleja kohese tasumise korral kauba müümise või teenuse osutamise eest esitama tarbijale kirjalikus või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis dokumendi, mis tõendab kauba müümist või teenuse osutamist ja sisaldab vähemalt järgmisi andmeid:
- kaupleja nimi või ärinimi ja tegevuskoha aadress;
- kauba müügi või teenuse osutamise kuupäev;
- iga kauba või teenuse nimetus ja hind ning tasutud summa.
Kui tarbija tasutav summa on alla 20 euro, antakse kauba või teenuse osutamist tõendav dokument tarbija soovil. Kestvuslepingu alusel kauba müümisel või teenuse osutamisel võib kaupleja arve esitamata jätta ainult siis, kui tarbija on nõustunud, et arve on kättesaadav kaupleja elektroonilise andmekandja kaudu.